Koppla utlägg till kostnadsställen i SAP

I ett företag som använder SAP är ett utlägg inte riktigt avslutat förrän det hamnar på rätt kostnadsställe. Kvittot godkänns och pengarna betalas tillbaka, men om kostnaden hamnar på fel avdelnings kostnadsställe blir budgetrapporten, avdelningsresultatet och månadsavstämningen missvisande. Den här artikeln vänder sig till ekonomi- och redovisningsteam i Turkiet. Den visar hur man visar ett kostnadsställe i SAP, vilka regler som kopplar ett utlägg till ett kostnadsställe och till ett kostnadskonto i den turkiska enhetliga kontoplanen (Tekdüzen Hesap Planı), och vilka fel som är vanligast.

Vad visar ett kostnadsställe i SAP?

I SAP är kostnadsstället det controllingobjekt (CO) som visar i vilken enhet i företaget en kostnad uppstod. I SAP:s turkiska gränssnitt heter det ”masraf yeri”.

Kostnadskontot svarar på ”vad pengarna gick till”, kostnadsstället på ”var de användes”. Samma parkeringskvitto går till säljavdelningens kostnadsställe om det kommer från säljteamet och till administrationens kostnadsställe om det kommer från huvudkontoret. Kostnadsställen hör till ett controllingområde, kopplas till ett bolag, i de flesta system även till ett resultatställe, och gäller under en angiven period.

När en post bokas på ett kostnadskonto kräver SAP oftast ett konteringsobjekt: kostnadsställe, internorder eller WBS-element. Saknas kostnadsstället när anställdas utlägg förs över till SAP, avvisas posten eller hamnar på ett standardkostnadsställe.

Hur visar man ett kostnadsställe i SAP?

I SAP visas ett enskilt kostnadsställe med transaktion KS03; för att lista flera kostnadsställen används rapporten KS13.

Dessa transaktioner används oftast i SAP GUI och S/4HANA (källa: SAP Help Portal, dokumentation för kostnadsställeredovisning):

I S/4HANA finns samma information även i Fiori-appen ”Manage Cost Centers”. Saknar du visningsbehörighet räcker det oftast för redovisningens dagliga kontroller att be SAP:s behörighetsteam om läsbehörighet till KS03 och KSB1.

Hur kopplas ett kostnadsställe till ett konto i den turkiska kontoplanen?

I Turkiet kopplar företag som använder alternativ 7/A i den enhetliga kontoplanen varje kostnadsställe till något av kostnadskontona 730–770, beroende på kostnadens funktion.

Den enhetliga kontoplanen fastställdes genom det allmänna meddelandet om redovisningssystemet (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, nr 1, officiella tidningen 26.12.1992) och tillämpas sedan 01.01.1994. Alternativ 7/A delar in kostnaderna efter funktion. I SAP-installationer i Turkiet är Tekdüzen-kontona antingen själva den operativa kontoplanen eller förs som nationell kontoplan bredvid koncernkontoplanen.

Kopplingen nedan är ett exempel; kostnadsställekoder och underkonton skiljer sig mellan företag:

Exempel på bokning. En anställd i säljteamet lämnar in ett parkeringskvitto på 1 200 TRY inklusive 20 % moms (exempel):

Kostnadsstället följer bara med på kostnadsraden. Moms och den anställdes konto är balanskonton, och SAP förväntar sig inget kostnadsställe där. Om 195 eller 320 används på den anställdes sida beror på hur ert företag redovisar ersättningar till anställda. Stäm av kontoval och ert alternativ 7/A eller 7/B med er skatterådgivare (mali müşavir).

Vilka fel är vanligast vid koppling till kostnadsställen?

De flesta kopplingsfel uppstår för att grunddata i SAP inte hålls synkroniserade med systemet där utläggen registreras. Gå igenom den här listan före varje överföring:

1. Utgånget kostnadsställe: en bokning på ett stängt kostnadsställe avvisas. Stängda kostnadsställen bör också inaktiveras i utläggssystemet.
2. Kostnadsställe spärrat för faktiska bokningar: om spärrindikatorer är satta i KS03 accepteras inte bokningen. Spärrar sätts medvetet på kostnadsställen som bara används för planering.
3. Bolagen matchar inte: bolag A:s kostnadsställe kan inte användas i en bokning för bolag B. I koncerner bör listan över kostnadsställen filtreras per bolag.
4. Byte av avdelning: om en anställd byter enhet och standardkostnadsstället inte uppdateras fortsätter kostnaderna att gå till den gamla enheten.
5. Gemensamma kostnader: en kostnad som tjänar flera enheter men bokas på ett kostnadsställe ger en skev bild av alla enheters kostnader.
6. Standardkontering: standardkostnadsstället i OKB9 kan i det tysta samla rader som saknar kostnadsställe. Kontrollera det varje månad med KSB1.

Hur fungerar det i Masraff?

I Masraff hålls kostnadsstället i fältet Kostnadsställe när utlägget registreras; om värdena får samma koder som i SAP blir kopplingen på SAP-sidan enklare.

• Policymotorn för utgifter kan sätta regler per kostnadsställe. Till exempel blir en tagg obligatorisk när ett visst kostnadsställe väljs, eller så visas en varning för ett utlägg som bryter mot regeln.
• Med modulen Delning delar den anställde manuellt upp ett utlägg på flera kostnadsställen vid registreringen (Fördelning / Snabbdelning).
• Med modulen Sammansatt delning definieras regeln en gång. Till exempel fördelas alla utlägg som kommer till ett kostnadsställe med 10 %, 10 % och 80 % på tre kostnadsställen. Upplägget efterfrågas ofta för team som betjänar hela företaget.
• Detaljerad momsbestämning sätter tre konton för varje kvitto: kostnadskontot 7xx, momskontot 191 och den anställdes konto 195/320. Kostnadskontot bestäms med tabellbaserad eller detaljerad kontobestämning. SAP-specifika KKEG-scenarier (ej avdragsgilla kostnader) definieras i samma struktur.

Masraffs integrationsadapter för SAP S/4HANA Cloud är i produktion; detaljer finns på sidan integration med SAP S/4HANA Cloud. Team som använder SAP ERP hittar information på sidan Masraffs integration med SAP ERP. Masraff integreras med fler än 20 ERP- och redovisningssystem. Kom överens med ert SAP-team vid uppsättningen om vilka fält som förs över till SAP.

En helhetsbild av utlägg i SAP finns i guiden till kostnadshantering i SAP, och stegen för införandet beskrivs i artikeln om integrationen mellan Masraff och SAP.

Vanliga frågor

Med vilken transaktion visar man ett kostnadsställe i SAP?

Ett enskilt kostnadsställe visas med KS03. Använd KS13 för en lista, KSH3 för en grupp och OKEON för hela hierarkin. Öppna rapporten KSB1 för att se de poster som bokats på ett kostnadsställe.

Är ”masraf yeri” samma sak som ett kostnadsställe?

Ja. Det som heter ”masraf yeri” i SAP:s turkiska gränssnitt motsvarar ”cost center” i det engelska. I Turkiet säger man i vardagen också ”masraf merkezi” eller ”maliyet merkezi”.

Hur fördelar man ett utlägg på flera kostnadsställen?

Utlägget delas vid registreringen i procent eller med en fastställd fördelningsregel och bokas på flera kostnadsställen. I SAP skapas oftast en separat kostnadsrad per kostnadsställe. Kontrollera att summan motsvarar det ursprungliga beloppet.

Vilket konto i den turkiska kontoplanen hör ett kostnadsställe till?

För företag i Turkiet med alternativ 7/A avgör kostnadsställets funktion: 730 för produktion, 740 för tjänster, 750 för FoU, 760 för försäljning och 770 för administration. Stäm av er egen kontoplan med er skatterådgivare.