Alocarea cheltuielilor pe centre de cost în SAP

Într-o companie care lucrează cu SAP, o cheltuială a unui angajat nu este cu adevărat închisă până nu ajunge pe centrul de cost corect. Bonul este aprobat, suma este rambursată, dar dacă costul ajunge pe centrul de cost al altui departament, raportul de buget, rezultatul departamentului și reconcilierea de la sfârșit de lună sunt distorsionate. Acest articol se adresează echipelor financiare și de contabilitate din Turcia. Arată cum se afișează un centru de cost în SAP, după ce reguli o cheltuială se leagă de un centru de cost și de un cont de cheltuieli din Planul de conturi uniform turc (Tekdüzen Hesap Planı) și care sunt cele mai frecvente greșeli de alocare.

Ce arată un centru de cost în SAP?

În SAP, centrul de cost este obiectul de controlling (CO) care arată în ce unitate a companiei a apărut un cost. În interfața turcă a SAP se numește „masraf yeri”.

Contul de cheltuieli răspunde la întrebarea „pe ce s-a cheltuit”, centrul de cost la întrebarea „unde s-a cheltuit”. Același bon de parcare merge pe centrul de cost al vânzărilor dacă vine de la echipa comercială și pe cel al administrației dacă vine de la sediul central. Centrele de cost aparțin unei zone de controlling, sunt atribuite unui cod de companie, în majoritatea sistemelor și unui centru de profit, și sunt valabile într-un interval de timp definit.

La o înregistrare pe un cont de cheltuieli, SAP cere de regulă un obiect de imputare: centru de cost, comandă internă sau element WBS. De aceea, dacă la transferul cheltuielilor angajaților în SAP lipsește centrul de cost, înregistrarea este respinsă sau ajunge pe un centru de cost implicit.

Cum se afișează un centru de cost în SAP?

În SAP, un singur centru de cost se afișează cu tranzacția KS03; pentru a lista mai multe centre de cost se folosește raportul KS13.

Acestea sunt tranzacțiile folosite cel mai des în SAP GUI și S/4HANA (sursă: SAP Help Portal, documentația Cost Center Accounting):

În S/4HANA, aceleași informații sunt disponibile și în aplicația Fiori „Manage Cost Centers”. Dacă nu aveți drept de afișare, pentru verificările zilnice ale contabilității este de obicei suficient să cereți echipei de autorizări SAP acces de citire la KS03 și KSB1.

Cum se leagă un centru de cost de un cont din planul de conturi turc?

În Turcia, companiile care aplică opțiunea 7/A a Planului de conturi uniform leagă fiecare centru de cost de unul dintre conturile de cheltuieli 730–770, în funcție de funcția cheltuielii.

Planul de conturi uniform a fost stabilit prin Comunicatul general privind sistemul contabil (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, nr. 1, Monitorul Oficial din 26.12.1992) și se aplică din 01.01.1994. Opțiunea 7/A clasifică cheltuielile pe funcții. În implementările SAP din Turcia, conturile Tekdüzen sunt fie chiar planul de conturi operațional, fie sunt ținute ca plan de conturi național alături de planul grupului.

Corespondența de mai jos este un exemplu; codurile centrelor de cost și subconturile diferă de la o companie la alta:

Înregistrare exemplu. Un angajat din echipa de vânzări aduce un bon de parcare de 1.200 TRY cu TVA de 20% inclus (exemplu):

Centrul de cost apare doar pe linia de cheltuială. TVA-ul și contul angajatului sunt conturi de bilanț, iar SAP nu așteaptă un centru de cost pe ele. Folosirea contului 195 sau 320 pe partea angajatului depinde de modul în care compania dvs. urmărește rambursările către angajați. Confirmați alegerea conturilor și opțiunea 7/A sau 7/B cu consultantul dvs. fiscal (mali müşavir).

Ce greșeli apar cel mai des la alocarea pe centre de cost?

Cele mai multe greșeli de alocare apar pentru că datele de bază din SAP nu sunt sincronizate cu sistemul în care se introduc cheltuielile. Parcurgeți această listă înainte de fiecare transfer:

1. Centru de cost expirat: o înregistrare pe un centru de cost închis este respinsă. Centrele închise trebuie dezactivate și în sistemul de cheltuieli.
2. Centru de cost blocat pentru înregistrări reale: dacă în KS03 sunt setați indicatori de blocare, înregistrarea nu este acceptată. Blocarea se pune intenționat pe centrele folosite doar pentru planificare.
3. Cod de companie nepotrivit: centrul de cost al companiei A nu poate fi folosit într-o înregistrare a companiei B. În grupuri, lista centrelor trebuie filtrată pe companie.
4. Schimbarea departamentului: dacă un angajat trece în altă unitate și centrul de cost implicit nu este actualizat, costurile continuă să meargă la vechea unitate.
5. Costuri comune: o cheltuială care servește mai multe unități, dar e înregistrată pe un singur centru, distorsionează costul tuturor unităților.
6. Imputare implicită: centrul de cost implicit din OKB9 poate aduna pe tăcute liniile care sosesc fără centru. Verificați-l lunar cu KSB1.

Cum funcționează în Masraff?

În Masraff, centrul de cost este păstrat în câmpul Centru de cost la introducerea cheltuielii; dacă îi definiți valorile cu aceleași coduri ca în SAP, alocarea pe partea SAP devine mai simplă.

• Motorul de politici de cheltuieli poate stabili reguli pe centru de cost. De exemplu, la alegerea unui anumit centru eticheta devine obligatorie sau apare un avertisment pentru o cheltuială care încalcă regula.
• Cu modulul Împărțire, angajatul împarte manual o cheltuială între mai multe centre de cost la introducere (Alocare / Împărțire rapidă).
• Cu modulul Împărțire compusă, regula se definește o singură dată. De exemplu, toate cheltuielile care ajung pe un centru se distribuie în proporție de 10%, 10% și 80% pe trei centre. Este o configurare cerută des pentru echipele care deservesc întreaga companie.
• Determinarea detaliată a TVA stabilește trei conturi pentru fiecare bon: contul de cheltuieli 7xx, contul de TVA 191 și contul angajatului 195/320. Contul de cheltuieli se obține prin determinarea contului din tabel sau prin determinarea detaliată a contului. Scenariile KKEG (cheltuieli nedeductibile) specifice SAP sunt definite în aceeași structură.

Adaptorul de integrare Masraff pentru SAP S/4HANA Cloud funcționează în producție; detaliile sunt pe pagina integrare SAP S/4HANA Cloud. Echipele care folosesc SAP ERP găsesc informații pe pagina integrarea Masraff cu SAP ERP. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate. La configurare, stabiliți împreună cu echipa SAP ce câmpuri se transferă în SAP.

Pentru imaginea de ansamblu a cheltuielilor în SAP, consultați ghidul de management al cheltuielilor în SAP; pentru pașii de implementare, citiți articolul despre integrarea Masraff cu SAP.

Întrebări frecvente

Cu ce tranzacție se afișează un centru de cost în SAP?

Un singur centru de cost se afișează cu KS03. Folosiți KS13 pentru o listă, KSH3 pentru un grup și OKEON pentru întreaga ierarhie. Pentru pozițiile înregistrate pe un centru, deschideți raportul KSB1.

„Masraf yeri” este același lucru cu un centru de cost?

Da. Noțiunea afișată ca „masraf yeri” în interfața turcă a SAP este aceeași cu „cost center” din interfața în engleză. În Turcia se spune în mod curent și „masraf merkezi” sau „maliyet merkezi”.

Cum se distribuie o cheltuială pe mai multe centre de cost?

Cheltuiala se împarte la introducere procentual sau după o regulă de distribuție definită și se înregistrează pe mai multe centre. În SAP se creează de obicei câte o linie de cheltuială separată pentru fiecare centru. Verificați ca totalul să fie egal cu suma inițială.

Cu ce cont din planul de conturi turc se leagă un centru de cost?

La companiile din Turcia care aplică opțiunea 7/A decide funcția centrului: 730 pentru producție, 740 pentru servicii, 750 pentru cercetare-dezvoltare, 760 pentru vânzări și 770 pentru administrație. Confirmați propriul plan cu consultantul fiscal.