Inhaltsverzeichnis
- Was zeigt eine Kostenstelle in SAP?
- Wie zeigt man eine Kostenstelle in SAP an?
- Wie wird eine Kostenstelle dem türkischen Kontenrahmen zugeordnet?
- Welche Fehler treten bei der Kostenstellenzuordnung am häufigsten auf?
- Wie funktioniert das in Masraff?
- Häufig gestellte Fragen
- Mit welcher Transaktion zeigt man eine Kostenstelle in SAP an?
- Ist „masraf yeri“ dasselbe wie eine Kostenstelle?
- Wie verteilt man eine Ausgabe auf mehrere Kostenstellen?
- Welchem Konto des türkischen Kontenrahmens wird eine Kostenstelle zugeordnet?
In einem Unternehmen mit SAP ist eine Mitarbeiterausgabe erst dann wirklich abgeschlossen, wenn sie auf der richtigen Kostenstelle landet. Der Beleg wird genehmigt, der Betrag erstattet; landen die Kosten aber auf der Kostenstelle der falschen Abteilung, stimmen Budgetbericht, Abteilungsergebnis und Monatsabstimmung nicht mehr. Dieser Beitrag richtet sich an Finanz- und Buchhaltungsteams in der Türkei. Er zeigt, wie man eine Kostenstelle in SAP anzeigt, nach welchen Regeln eine Ausgabe einer Kostenstelle und einem Aufwandskonto des türkischen Einheitskontenrahmens (Tekdüzen Hesap Planı) zugeordnet wird und welche Zuordnungsfehler am häufigsten vorkommen.
Was zeigt eine Kostenstelle in SAP?
In SAP ist die Kostenstelle das Controlling-Objekt (CO), das zeigt, in welcher Einheit des Unternehmens Kosten entstanden sind. In der türkischen SAP-Oberfläche heißt sie „masraf yeri“.
Das Aufwandskonto beantwortet die Frage „was wurde ausgegeben“, die Kostenstelle die Frage „wo wurde es ausgegeben“. Derselbe Parkbeleg geht auf die Vertriebskostenstelle, wenn er vom Vertrieb kommt, und auf die Verwaltungskostenstelle, wenn er aus der Zentrale kommt. Kostenstellen gehören zu einem Kostenrechnungskreis, sind einem Buchungskreis und in den meisten Systemen einem Profit-Center zugeordnet und gelten für einen festgelegten Zeitraum.
Bei einer Buchung auf ein Aufwandskonto verlangt SAP in der Regel ein Kontierungsobjekt: Kostenstelle, Innenauftrag oder PSP-Element. Fehlt die Kostenstelle bei der Übertragung von Mitarbeiterausgaben nach SAP, wird die Buchung abgelehnt oder landet auf einer Standardkostenstelle.
Wie zeigt man eine Kostenstelle in SAP an?
In SAP wird eine einzelne Kostenstelle mit der Transaktion KS03 angezeigt; für eine Liste mehrerer Kostenstellen dient der Bericht KS13.
Diese Transaktionen werden in SAP GUI und S/4HANA am häufigsten genutzt (Quelle: SAP Help Portal, Dokumentation Kostenstellenrechnung):
| Transaktion | Zweck |
|---|---|
| KS03 | Zeigt die Stammdaten einer Kostenstelle: Bezeichnung, Verantwortlicher, Buchungskreis, Profit-Center, Gültigkeit |
| KS13 | Listet Kostenstellen auf (Stammdatenbericht) |
| KSH3 | Zeigt eine Kostenstellengruppe |
| OKEON | Zeigt die Standardhierarchie, also den ganzen Kostenstellenbaum |
| KSB1 | Listet die Ist-Einzelposten einer Kostenstelle |
| KS01 / KS02 | Legt eine Kostenstelle an / ändert sie (Berechtigung nötig) |
In S/4HANA stehen dieselben Informationen auch in der Fiori-App „Manage Cost Centers“ bereit. Fehlt Ihnen die Anzeigeberechtigung, genügt für die täglichen Kontrollen der Buchhaltung meist eine Leseberechtigung für KS03 und KSB1 vom SAP-Berechtigungsteam.
Wie wird eine Kostenstelle dem türkischen Kontenrahmen zugeordnet?
In der Türkei ordnen Unternehmen mit Option 7/A des Einheitskontenrahmens jede Kostenstelle nach der Funktion der Kosten einem der Aufwandskonten 730–770 zu.
Der Einheitskontenrahmen wurde durch das Allgemeine Kommuniqué zum Rechnungslegungssystem (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, Nr. 1, Amtsblatt vom 26.12.1992) festgelegt und gilt seit dem 01.01.1994. Option 7/A gliedert die Aufwendungen nach Funktionen. In SAP-Installationen in der Türkei ist der Tekdüzen-Kontenrahmen entweder selbst der operative Kontenplan oder wird als Landeskontenplan neben dem Konzernkontenplan geführt.
Die folgende Zuordnung ist ein Beispiel; Kostenstellencodes und Unterkonten unterscheiden sich je nach Unternehmen:
| Kostenstelle (Beispiel) | Einheit | Aufwandskonto nach 7/A |
|---|---|---|
| URT-100 | Instandhaltung Produktion | 730 Allgemeine Fertigungsgemeinkosten |
| HZM-200 | Außendienst | 740 Kosten erbrachter Dienstleistungen |
| ARG-300 | F&E | 750 Forschungs- und Entwicklungsaufwand |
| SAT-400 | Vertrieb | 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand |
| YON-500 | Zentrale | 770 Allgemeine Verwaltungskosten |
Beispielbuchung. Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb reicht einen Parkbeleg über 1.200 TRY inklusive 20 % MwSt. ein (Beispiel):
| Konto | Soll | Haben | Kostenstelle |
|---|---|---|---|
| 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand | 1.000 TRY | SAT-400 | |
| 191 Abziehbare Vorsteuer | 200 TRY | — | |
| 195 / 320 Mitarbeiterkonto | 1.200 TRY | — |
Die Kostenstelle steht nur auf der Aufwandszeile. Vorsteuer und Mitarbeiterkonto sind Bilanzkonten; SAP erwartet dort keine Kostenstelle. Ob auf der Mitarbeiterseite 195 oder 320 verwendet wird, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Erstattungen an Mitarbeiter führt. Klären Sie die Kontenwahl und Ihre Option 7/A oder 7/B mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).
Welche Fehler treten bei der Kostenstellenzuordnung am häufigsten auf?
Die meisten Fehler bei der Kostenstellenzuordnung entstehen, weil die Stammdaten in SAP nicht mit dem System abgeglichen sind, in dem Ausgaben erfasst werden. Prüfen Sie vor jeder Übertragung diese Liste:
- Abgelaufene Kostenstelle: Eine Buchung auf eine geschlossene Kostenstelle wird abgelehnt. Geschlossene Kostenstellen sollten auch im Spesensystem deaktiviert werden.
- Für Ist-Buchungen gesperrte Kostenstelle: Sind in KS03 Sperrkennzeichen gesetzt, wird die Buchung nicht angenommen. Sperren werden bei reinen Planungskostenstellen bewusst gesetzt.
- Abweichender Buchungskreis: Die Kostenstelle von Gesellschaft A kann nicht in einer Buchung von Gesellschaft B verwendet werden. In Konzernen sollte die Kostenstellenliste nach Gesellschaft gefiltert sein.
- Abteilungswechsel: Wechselt ein Mitarbeiter die Einheit und wird die Standardkostenstelle nicht angepasst, laufen die Kosten weiter auf die alte Einheit.
- Gemeinkosten: Eine Ausgabe, die mehreren Einheiten dient, aber auf eine Kostenstelle gebucht wird, verzerrt die Kosten aller Einheiten.
- Standardkontierung: Die Standardkostenstelle in OKB9 kann Zeilen ohne Kostenstelle unbemerkt sammeln. Prüfen Sie diese Kostenstelle jeden Monat mit KSB1.
Wie funktioniert das in Masraff?
In Masraff wird die Kostenstelle im Feld Kostenstelle der Ausgabenerfassung geführt; legen Sie die Werte mit denselben Codes wie Ihre SAP-Kostenstellen an, wird die Zuordnung auf SAP-Seite einfacher.
- Die Ausgabenrichtlinien-Engine kann Regeln je Kostenstelle festlegen. Wird zum Beispiel eine bestimmte Kostenstelle gewählt, ist ein Tag Pflicht, oder bei einem Regelverstoß erscheint eine Warnung.
- Mit dem Modul Aufteilung verteilt der Mitarbeiter eine einzelne Ausgabe bei der Erfassung manuell auf mehrere Kostenstellen (Zuordnung / Einfach aufteilen).
- Mit dem Modul Zusammengesetzte Aufteilung wird eine Regel einmal definiert. Zum Beispiel werden alle Ausgaben einer Kostenstelle zu 10 %, 10 % und 80 % auf drei Kostenstellen verteilt. Das wird oft für Teams gewünscht, die für das ganze Unternehmen arbeiten.
- Die Detaillierte MwSt.-Ermittlung legt für jeden Beleg drei Konten fest: das 7xx-Aufwandskonto, das Vorsteuerkonto 191 und das Mitarbeiterkonto 195/320. Das Aufwandskonto ergibt sich aus der tabellenbasierten oder der detaillierten Kontenfindung. SAP-spezifische KKEG-Szenarien (steuerlich nicht abzugsfähige Aufwendungen) werden in derselben Struktur definiert.
Der Integrationsadapter von Masraff für SAP S/4HANA Cloud läuft produktiv; Details stehen auf der Seite SAP S/4HANA Cloud Integration. Teams mit SAP ERP finden Informationen auf der Seite Masraff-Integration mit SAP ERP. Masraff ist mit mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen integriert. Legen Sie bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihrem SAP-Team fest, welche Felder nach SAP übertragen werden.
Einen Gesamtüberblick über Spesen in SAP gibt der Leitfaden zum SAP-Spesenmanagement; die Einrichtungsschritte beschreibt der Beitrag zur Integration von Masraff und SAP.
Häufig gestellte Fragen
Mit welcher Transaktion zeigt man eine Kostenstelle in SAP an?
Eine einzelne Kostenstelle wird mit KS03 angezeigt. Für eine Liste nutzen Sie KS13, für eine Gruppe KSH3 und für die gesamte Hierarchie OKEON. Die gebuchten Einzelposten einer Kostenstelle zeigt der Bericht KSB1.
Ist „masraf yeri“ dasselbe wie eine Kostenstelle?
Ja. Was in der türkischen SAP-Oberfläche „masraf yeri“ heißt, entspricht der Kostenstelle („cost center“). Manche Unternehmen in der Türkei sagen im Alltag auch „masraf merkezi“ oder „maliyet merkezi“.
Wie verteilt man eine Ausgabe auf mehrere Kostenstellen?
Die Ausgabe wird bei der Erfassung prozentual oder über eine festgelegte Verteilungsregel auf mehrere Kostenstellen gebucht. In SAP entsteht dann meist je Kostenstelle eine eigene Aufwandszeile. Prüfen Sie, ob die Summe dem ursprünglichen Betrag entspricht.
Welchem Konto des türkischen Kontenrahmens wird eine Kostenstelle zugeordnet?
Bei Unternehmen in der Türkei mit Option 7/A entscheidet die Funktion der Kostenstelle: 730 für Produktion, 740 für Dienstleistungen, 750 für F&E, 760 für Vertrieb und 770 für Verwaltung. Klären Sie Ihren eigenen Kontenplan mit Ihrem Steuerberater.