Mikro'da Masraf Fişi Nasıl Girilir? Adım Adım

Bir çalışanın otopark fişi ya da müşteri yemeği faturası, Mikro'ya girilene kadar muhasebe açısından yarım kalmış bir iştir. Fişi girecek kişinin üç soruyu doğru yanıtlaması gerekir: belge hangi türde, gider hangi hesaba yazılacak ve karşı tarafta kim var? Bu yazı, Mikro kullanan bir finans ekibinin masraf fişini adım adım nasıl gireceğini, örnek bir kayıtla ve en sık yapılan hatalarla birlikte anlatıyor.

Mikro'nun menü adları ve ekranları ürüne (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) ve sürüme göre değişir. Aşağıdaki adımlar kayıt mantığını anlatır; ekrandaki karşılığını kendi Mikro ürününüzün yardım dokümanlarından kontrol edin.

Mikro'da masraf fişi nasıl girilir?

Mikro'da bir masraf, belge türüne göre ya alış faturası ya da muhasebe fişi olarak girilir; gider, KDV ve karşı hesap ayrı satırlarda yer alır. Tedarikçinin şirket adına kestiği fatura ile çalışanın cebinden ödeyip getirdiği fiş aynı şekilde kaydedilmez.

İşe başlamadan önce belgenin türünü ayırın:

Çalışan masraflarında en sık kullanılan yol muhasebe fişidir. Çalışanın avansı varsa masraf 195 İş Avansları'ndan mahsup edilir; avans yoksa şirketin çalışan için açtığı 320'li cari hesaba alacak yazılır ve geri ödeme bu hesaptan yapılır.

Adım adım: çalışan masrafı Mikro'ya nasıl girilir?

Çalışan masrafı Mikro'ya, belge kontrolünden sonra gider, KDV ve çalışan hesabı satırları olan dengeli bir muhasebe fişiyle girilir. Aşağıdaki kontrol listesi bu işi yedi adıma böler:

1. Belgeyi kontrol edin. Tarih, satıcının vergi numarası, belge numarası ve KDV'nin ayrı gösterilip gösterilmediği okunaklı olmalı.
2. Fiş tarihini ve dönemi belirleyin. Kayıt, harcamanın yapıldığı döneme girilir. Kapanmış bir döneme geç gelen belge için şirketinizin kuralını uygulayın.
3. Gider hesabını seçin. Satış ekibinin masrafı genellikle 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri'ne, merkez ekibinin masrafı 770 Genel Yönetim Giderleri'ne yazılır. Alt hesap yapısı hesap planınıza göre değişir.
4. Masraf merkezini ve projeyi doldurun. Mikro'da maliyet merkezi ya da proje izliyorsanız bu alanı boş bırakmayın; ay sonu raporları buna dayanır.
5. KDV'yi ayırın. İndirilecek KDV 191 İndirilecek KDV hesabına ayrı satır olarak yazılır, gider tutarına eklenmez.
6. Karşı hesabı yazın. Toplam tutar, çalışanın 195 ya da 320'li hesabına alacak olarak kaydedilir.
7. Açıklamayı yazıp dengeyi kontrol edin. Açıklamaya belge numarasını ve harcamanın konusunu yazın. Borç ve alacak toplamı eşitse fişi kaydedin ve belgenin görüntüsünü arşivleyin.

Örnek kayıt: 120 TL'lik otopark fişi

Örnek: Genel müdürlükte çalışan bir kişi, KDV dahil 120 TL'lik bir otopark fişini kendi cebinden ödüyor. KDV oranı %20. Aşağıdaki hesap kodları ve tutarlar örnektir; kendi hesap planınıza göre değişir.

Bu üç satırlık yapı, masraf fişlerinin çoğu için aynı kalır: 7'li gider hesabı matrahı, 191 KDV'yi, 195 ya da 320 de çalışana ödenecek toplamı taşır. Değişen yalnızca gider hesabı, KDV oranı ve masraf merkezidir. Otopark şirkete ait bir binek otomobille ilgiliyse aşağıdaki KKEG ayrımı da uygulanır.

Tekdüzen Hesap Planı'nın dayanağı, 26.12.1992 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan ve 01.01.1994'ten beri uygulanan 1 Sıra No'lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği'dir.

Araç giderlerinde KKEG ayrımı nasıl yapılır?

Binek otomobillerle ilgili giderlerin %30'u kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) sayılır; bu kısım kayıtta ayrılır ve 689'lu hesapta ya da nazım hesapta izlenir. Akaryakıt, bakım, otopark ve köprü-otoyol geçişleri bu kapsama girebilir.

Dayanak, 7194 sayılı Kanun'la Gelir Vergisi Kanunu'nun 68/5. maddesine ve Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 11/1-ı bendine eklenen gider kısıtlamasıdır. Düzenleme 01.01.2020'den itibaren uygulanır. Faaliyeti binek otomobil kiralamak ya da işletmek olan şirketler bu kısıtlamanın dışındadır.

Örnek: KDV hariç 1.000 TL'lik bir akaryakıt masrafında 700 TL gider hesabına, 300 TL ise KKEG olarak ayrılır. KDV'nin nasıl ele alınacağı ve araç türüne göre kısıtlamanın uygulanıp uygulanmayacağı şirketinizin durumuna bağlıdır; bu kaydı mali müşavirinizle teyit edin.

Masraf fişi girerken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Masraf fişinde en sık yapılan hatalar KDV'yi gidere eklemek, aynı belgeyi iki kez girmek ve kaydı yanlış döneme atmaktır. Ay sonunda fark edildiklerinde düzeltmeleri zaman alır.

• KDV'yi gidere eklemek: 120 TL'nin tamamını 770'e yazmak, indirilecek KDV'yi kaybettirir.
• Mükerrer kayıt: Aynı fiş hem çalışanın beyanıyla hem de ayrıca muhasebe tarafından girilebilir.
• Yanlış dönem: Geç gelen belge, kapanmış bir döneme girilir ya da bir sonraki aya kayar.
• Boş masraf merkezi: Gider doğru hesaba düşer ama hangi birime ait olduğu görünmez.
• Belge niteliği taşımayan fiş: Bilgi fişi ya da ekran görüntüsü gider yazılamaz; tamamı KKEG olarak izlenir.

Masraff'ta nasıl işler?

Masraff, fişin Mikro'ya ulaşmadan önceki kısmını düzenler: çalışan masrafı girer, onaylar tamamlanır ve hesap belirleme kurallarla yapılır.

• Masraf Formu kontrolleri: Masraflar forma eklenirken Mükerrerlik Kontrolü aynı masrafın iki kez beyan edilmesini önler, Dönem Kapama geçmiş bir döneme giriş yapılmasını engelleyebilir, zorunlu alanlar doldurulmadan kayıt tamamlanmaz.
• Detaylı KDV Belirleme: Her masraf için yukarıdaki üç hesap kuralı uygulanır: 7'li gider hesabı, 191 KDV hesabı ve çalışanın 195 ya da 320'li hesabı. Araç harcamalarının %30'unun KKEG'ye ayrılması gibi KKEG senaryoları da bu kurallarla yönetilir.
• Gider Politikası Motoru: Kategori, zaman ve katılımcı bazlı limitler tanımlanır; aşımda uyarı verilir ya da süreç bloklanır.
• Gelişmiş Onay: Eşik, grade ve delegasyon kurallarıyla form doğru yöneticilere gider.
• Son Masraf Kabul Günü: Şirketin belirlediği son masraf kabul günü uygulanır.

Mikro ailesi (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump), Masraff'ın 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemi arasında yer alır. Mikro Yazılım entegrasyonu sayfasında anlatıldığı gibi Masraff, Mikro Yazılım muhasebe programlarıyla entegre çalışarak masraf verilerini muhasebe kayıtlarına aktarır. Aktarımın kendi Mikro ürününüzde ve hesap planınızda nasıl kurgulanacağını Masraff ekibiyle netleştirin.

Mikro'nun ürün ailesini tanımak için Mikro Yazılım ürünleri rehberine, fişin hangi durumda geçerli belge sayıldığını görmek için masraf fişi yazısına bakabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Mikro'da masraf fişi hangi hesaplarla kaydedilir?

Tipik bir masraf fişinde gider 7'li bir hesaba (çoğunlukla 760 ya da 770), KDV 191 İndirilecek KDV'ye, toplam tutar ise çalışanın 195 ya da 320'li hesabına yazılır. Alt hesaplar hesap planınıza göre değişir.

Çalışanın cebinden ödediği masraf Mikro'ya nasıl girilir?

Çalışanın kendi parasıyla ödediği masraf, muhasebe fişiyle girilir. Avansı varsa tutar 195 İş Avansları'ndan mahsup edilir; avansı yoksa çalışanın 320'li cari hesabına alacak yazılır ve geri ödeme bu hesaptan yapılır.

Masraf fişindeki KDV her zaman indirilebilir mi?

Hayır. 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 30/d maddesine göre kanunen kabul edilmeyen giderlere ait KDV indirilemez. Belge niteliği taşımayan fişlerde de KDV indirimi yapılmaz. Araç giderlerindeki %30'luk kısıtlama gibi özel durumları mali müşavirinizle teyit edin.

Mikro'da araç masrafının KKEG kısmı nasıl ayrılır?

Binek otomobil giderlerinin %30'u, GVK 68/5 ve KVK 11/1-ı uyarınca 01.01.2020'den beri KKEG sayılır. Bu kısım kayıtta gider hesabından ayrılıp 689'lu hesapta ya da nazım hesapta izlenir.

Masraff, Mikro ile çalışır mı?

Evet. Mikro X, Mikro Fly ve Mikro Jump, Masraff'ın entegrasyon listesinde yer alır. Ayrıntılar Mikro Yazılım entegrasyonu sayfasındadır.