Så bokför du ett utlägg i Mikro steg för steg

Ett parkeringskvitto från en anställd eller en faktura för en kundmiddag är ett ofärdigt ärende för ekonomiavdelningen tills det har bokförts i Mikro. Den som bokför måste svara rätt på tre frågor: vilken typ av dokument är det, vilket konto ska kostnaden till och vem står på andra sidan av verifikationen? Den här artikeln visar steg för steg hur ett ekonomiteam i Turkiet som använder Mikro, ett av de vanliga bokföringsprogrammen där, bokför ett utlägg, med en exempelverifikation och de vanligaste felen.

Menynamn och skärmar i Mikro skiljer sig mellan produkter (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) och versioner. Stegen nedan beskriver bokföringslogiken; kontrollera motsvarande skärm i hjälpdokumentationen för din Mikro-produkt.

Hur bokför man ett utlägg i Mikro?

I Mikro registreras en kostnad beroende på dokumentet antingen som leverantörsfaktura eller som verifikation; kostnad, moms och motkonto står på separata rader. En faktura som en leverantör ställer till företaget och ett kvitto som en anställd betalat ur egen ficka bokförs inte på samma sätt.

Sortera dokumentet innan du börjar:

För anställdas utlägg är verifikationen den vanligaste vägen. Har den anställda ett förskott kvittas kostnaden mot konto 195; annars krediteras beloppet det 320-konto som företaget öppnat för den anställda, och ersättningen betalas från det kontot.

Kontonumren följer Turkiets enhetliga kontoplan (Tekdüzen Hesap Planı), som Mikro-användare normalt arbetar med.

Steg för steg: hur bokför man en anställds utlägg i Mikro?

Efter kontroll av underlaget bokförs en anställds utlägg i Mikro som en balanserad verifikation med en kostnadsrad, en momsrad och en rad för den anställdas konto. Checklistan nedan delar upp arbetet i sju steg:

1. Kontrollera underlaget. Datum, säljarens skattenummer, dokumentnummer och om momsen anges separat ska vara läsbart.
2. Bestäm datum och period. Bokningen hör till den period då kostnaden uppstod. För underlag som kommer efter periodstängning gäller företagets regel.
3. Välj kostnadskonto. Säljteamets utlägg går oftast till 760 Marknadsförings-, försäljnings- och distributionskostnader, huvudkontorets till 770 Allmänna administrationskostnader. Underkontona beror på er kontoplan.
4. Fyll i kostnadsställe och projekt. Om ni följer kostnadsställen eller projekt i Mikro ska fältet inte lämnas tomt; månadsrapporterna bygger på det.
5. Separera momsen. Avdragsgill moms bokas på en egen rad på konto 191 Avdragsgill moms och läggs inte till kostnaden.
6. Boka motkontot. Totalbeloppet krediteras den anställdas konto 195 eller 320.
7. Skriv verifikationstext och kontrollera balansen. Ange dokumentnummer och syftet med kostnaden. Om debet och kredit stämmer, spara verifikationen och arkivera bilden av underlaget.

Exempelverifikation: ett parkeringskvitto på 120 TL

Exempel: en anställd på huvudkontoret betalar en parkering på 120 TL inklusive moms ur egen ficka. Momssatsen är 20 %. Kontonumren och beloppen nedan är exempel; de beror på er egen kontoplan.

Denna struktur med tre rader är densamma för de flesta utlägg: kostnadskontot 7xx bär nettobeloppet, 191 momsen och 195 eller 320 det totala belopp som den anställda ska ha tillbaka. Bara kostnadskonto, momssats och kostnadsställe ändras. Gäller parkeringen en personbil som företaget äger tillkommer den KKEG-uppdelning som beskrivs nedan.

I Turkiet bygger den enhetliga kontoplanen på Allmänt meddelande nr 1 om redovisningssystemet, publicerat i den officiella tidningen den 26.12.1992 och tillämpat sedan 01.01.1994.

Hur skiljer man ut KKEG i fordonskostnader?

I Turkiet räknas 30 % av kostnaderna för personbilar som KKEG (skattemässigt ej avdragsgilla kostnader); den delen skiljs ut i verifikationen och följs på ett 689-konto eller ett memoriakonto. Drivmedel, underhåll, parkering samt bro- och motorvägsavgifter kan omfattas.

Den rättsliga grunden är den kostnadsbegränsning som lag nr 7194 införde i artikel 68/5 i inkomstskattelagen och artikel 11/1-ı i bolagsskattelagen. Den gäller sedan 01.01.2020. Företag vars verksamhet är att hyra ut eller driva personbilar omfattas inte av begränsningen.

Exempel: av en drivmedelskostnad på 1 000 TL exkl. moms går 700 TL till kostnadskontot och 300 TL skiljs ut som KKEG. Hur momsen ska hanteras och om begränsningen gäller en viss fordonstyp beror på företagets situation; stäm av verifikationen med er skatterådgivare (mali müşavir).

Vilka är de vanligaste felen när man bokför ett utlägg?

De vanligaste felen är att lägga momsen på kostnaden, bokföra samma underlag två gånger och boka på fel period. Upptäcks de vid månadsskiftet tar rättelsen tid.

• Moms i kostnaden: bokas hela 120 TL på 770 går den avdragsgilla momsen förlorad.
• Dubbelbokning: samma kvitto kan registreras både via den anställdas utläggsredovisning och separat av ekonomiavdelningen.
• Fel period: ett sent underlag hamnar i en stängd period eller glider över till nästa månad.
• Tomt kostnadsställe: kostnaden hamnar på rätt konto, men det syns inte vilken enhet den tillhör.
• Kvitto som inte är giltigt underlag: ett informationskvitto eller en skärmdump kan inte bokföras som kostnad; det förs i sin helhet som KKEG.

Hur fungerar det i Masraff?

Masraff ordnar delen innan underlaget når Mikro: den anställda registrerar utlägget, attesterna slutförs och kontobestämningen följer regler.

• Kontroller i utläggsformuläret: när utlägg läggs till i ett formulär förhindrar dubblettkontrollen att samma utlägg redovisas två gånger, periodstängning kan spärra registrering i en tidigare period och posten kan inte slutföras utan obligatoriska fält.
• Detaljerad momsbestämning: regeln med tre konton ovan tillämpas på varje utlägg: kostnadskonto 7xx, momskonto 191 och den anställdas konto 195 eller 320. KKEG-scenarier, till exempel att skilja ut 30 % av fordonskostnaderna, hanteras också med dessa regler.
• Motor för utgiftspolicy: gränser sätts per kategori, tidsperiod och antal deltagare; vid överskridande visas en varning eller processen spärras.
• Avancerad attest: regler för beloppsgränser, grade och delegering skickar formuläret till rätt chefer.
• Sista dag för utlägg: den sista dag för att ta emot utlägg som företaget fastställt tillämpas.

Mikro-familjen (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) finns bland de fler än 20 ERP- och bokföringssystem som Masraff integreras med. Som det beskrivs på sidan om integrationen med Mikro Yazılım arbetar Masraff med Mikro Yazılıms bokföringsprogram och för över utläggsdata till bokföringsposterna. Kom överens med Masraff-teamet om hur överföringen ska sättas upp för er Mikro-produkt och kontoplan.

För att lära känna produktfamiljen, läs guiden till Mikro Yazılıms produkter; när ett kvitto räknas som giltigt underlag förklaras i artikeln om utgiftskvitton.

Vanliga frågor

Vilka konton används för ett utlägg i Mikro?

I en typisk utläggsverifikation går kostnaden till ett 7xx-konto (oftast 760 eller 770), momsen till 191 Avdragsgill moms och totalbeloppet till den anställdas konto 195 eller 320. Underkontona beror på er kontoplan.

Hur bokför man i Mikro ett utlägg som den anställda betalat själv?

Ett utlägg som den anställda betalat med egna pengar bokförs med en verifikation. Finns ett förskott kvittas beloppet mot konto 195; annars krediteras den anställdas konto 320 och ersättningen betalas från det kontot.

Är momsen på ett utläggskvitto alltid avdragsgill?

Nej. Enligt artikel 30/d i Turkiets momslag nr 3065 får moms på skattemässigt ej avdragsgilla kostnader (KKEG) inte dras av. Moms dras inte heller av på kvitton som inte är giltiga underlag. Stäm av specialfall, som 30-procentsbegränsningen för fordonskostnader, med er skatterådgivare.

Hur skiljer man i Mikro ut KKEG-delen av en fordonskostnad?

Enligt artikel 68/5 i inkomstskattelagen och artikel 11/1-ı i bolagsskattelagen räknas sedan 01.01.2020 30 % av personbilskostnaderna som KKEG. Den delen skiljs från kostnadskontot i verifikationen och följs på ett 689-konto eller ett memoriakonto.

Fungerar Masraff med Mikro?

Ja. Mikro X, Mikro Fly och Mikro Jump finns på Masraffs integrationslista. Detaljer finns på sidan om integrationen med Mikro Yazılım.