Cum se înregistrează o cheltuială în Mikro, pas cu pas

Bonul de parcare al unui angajat sau factura unei cine cu un client rămân o treabă neterminată pentru contabilitate până când sunt înregistrate în Mikro. Cine le înregistrează trebuie să răspundă corect la trei întrebări: ce tip de document este, pe ce cont merge cheltuiala și cine se află de cealaltă parte a înregistrării? Acest articol arată pas cu pas cum o echipă financiară din Turcia care folosește Mikro, unul dintre programele de contabilitate răspândite acolo, înregistrează un document de cheltuieli, cu o notă contabilă exemplu și cele mai frecvente greșeli.

Denumirile meniurilor și ecranele din Mikro diferă în funcție de produs (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) și de versiune. Pașii de mai jos descriu logica contabilă; verificați ecranul corespunzător în documentația de ajutor a produsului dumneavoastră Mikro.

Cum se înregistrează un document de cheltuieli în Mikro?

În Mikro, o cheltuială se înregistrează, în funcție de document, fie ca factură de achiziție, fie ca notă contabilă; cheltuiala, TVA și contul corespondent stau pe rânduri separate. O factură emisă de un furnizor către companie și un bon plătit de angajat din buzunarul propriu nu se înregistrează la fel.

Înainte de a începe, clasificați documentul:

Pentru cheltuielile angajaților, calea cea mai des folosită este nota contabilă. Dacă angajatul are un avans, cheltuiala se compensează din contul 195; dacă nu, suma se înregistrează în creditul contului 320 deschis de companie pentru angajat, iar rambursarea se plătește din acest cont.

Numerele de cont urmează Planul de conturi uniform al Turciei (Tekdüzen Hesap Planı), cu care lucrează de obicei utilizatorii Mikro.

Pas cu pas: cum se înregistrează cheltuiala unui angajat în Mikro?

După verificarea documentului, cheltuiala unui angajat se înregistrează în Mikro printr-o notă contabilă echilibrată, cu un rând de cheltuială, unul de TVA și unul pentru contul angajatului. Lista de verificare de mai jos împarte munca în șapte pași:

1. Verificați documentul. Data, codul fiscal al vânzătorului, numărul documentului și evidențierea separată a TVA trebuie să fie lizibile.
2. Stabiliți data și perioada. Înregistrarea intră în perioada în care a avut loc cheltuiala. Pentru un document sosit după închiderea perioadei, aplicați regula companiei.
3. Alegeți contul de cheltuieli. Cheltuielile echipei de vânzări merg de obicei în 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție, cele ale sediului central în 770 Cheltuieli generale de administrație. Subconturile depind de planul dumneavoastră de conturi.
4. Completați centrul de cost și proiectul. Dacă urmăriți centre de cost sau proiecte în Mikro, nu lăsați câmpul gol; rapoartele de sfârșit de lună depind de el.
5. Separați TVA. TVA deductibilă se înregistrează pe un rând separat în contul 191 TVA deductibilă și nu se adaugă la cheltuială.
6. Înregistrați contul corespondent. Totalul se înregistrează în creditul contului 195 sau 320 al angajatului.
7. Scrieți explicația și verificați echilibrul. Menționați numărul documentului și scopul cheltuielii. Dacă debitul este egal cu creditul, salvați nota și arhivați imaginea documentului.

Notă contabilă exemplu: un bon de parcare de 120 TL

Exemplu: un angajat de la sediul central plătește din buzunarul propriu o parcare de 120 TL cu TVA inclus. Cota de TVA este de 20%. Codurile de cont și sumele de mai jos sunt exemple; depind de propriul plan de conturi.

Această structură pe trei rânduri rămâne aceeași pentru majoritatea documentelor de cheltuieli: contul de cheltuieli 7xx preia baza, 191 TVA, iar 195 sau 320 totalul datorat angajatului. Se schimbă doar contul de cheltuieli, cota de TVA și centrul de cost. Dacă parcarea privește un autoturism al companiei, se aplică și separarea KKEG descrisă mai jos.

În Turcia, Planul de conturi uniform se bazează pe Comunicatul general nr. 1 privind sistemul contabil, publicat în Monitorul Oficial din 26.12.1992 și aplicat din 01.01.1994.

Cum se separă KKEG la cheltuielile cu autovehiculele?

În Turcia, 30% din cheltuielile legate de autoturisme sunt considerate KKEG (cheltuieli nedeductibile fiscal); această parte se separă în înregistrare și se urmărește într-un cont 689 sau într-un cont în afara bilanțului. Pot intra aici combustibilul, întreținerea, parcarea și taxele de pod și autostradă.

Temeiul legal este limitarea cheltuielilor introdusă prin Legea nr. 7194 la articolul 68/5 din Legea impozitului pe venit și la articolul 11/1-ı din Legea impozitului pe profit. Se aplică din 01.01.2020. Companiile al căror obiect de activitate este închirierea sau exploatarea autoturismelor nu intră sub incidența limitării.

Exemplu: dintr-o cheltuială cu combustibilul de 1.000 TL fără TVA, 700 TL merg în contul de cheltuieli, iar 300 TL se separă ca KKEG. Tratamentul TVA și aplicarea limitării la un anumit tip de vehicul depind de situația companiei; confirmați această înregistrare cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Care sunt cele mai frecvente greșeli la înregistrarea unei cheltuieli?

Cele mai frecvente greșeli sunt adăugarea TVA la cheltuială, înregistrarea de două ori a aceluiași document și alocarea înregistrării în perioada greșită. Descoperite la final de lună, corectarea lor ia timp.

• TVA inclusă în cheltuială: înregistrarea întregii sume de 120 TL în 770 pierde TVA deductibilă.
• Înregistrare dublă: același bon poate fi introdus atât din decontul angajatului, cât și separat de contabilitate.
• Perioadă greșită: un document întârziat ajunge într-o perioadă închisă sau alunecă în luna următoare.
• Centru de cost gol: cheltuiala ajunge în contul corect, dar nu se vede cărei unități îi aparține.
• Bon care nu este document justificativ: un bon informativ sau o captură de ecran nu pot fi înregistrate ca cheltuială; se urmăresc integral ca KKEG.

Cum funcționează în Masraff?

Masraff organizează partea dinaintea sosirii documentului în Mikro: angajatul introduce cheltuiala, aprobările se finalizează, iar determinarea conturilor urmează reguli.

• Verificări în formularul de cheltuieli: la adăugarea cheltuielilor într-un formular, controlul duplicatelor împiedică declararea de două ori a aceleiași cheltuieli, închiderea perioadei poate bloca introducerea într-o perioadă trecută, iar înregistrarea nu se finalizează fără câmpurile obligatorii.
• Determinarea detaliată a TVA: fiecărei cheltuieli i se aplică regula celor trei conturi de mai sus: contul de cheltuieli 7xx, contul de TVA 191 și contul 195 sau 320 al angajatului. Scenariile KKEG, precum separarea a 30% din cheltuielile auto, sunt gestionate tot prin aceste reguli.
• Motorul de politici de cheltuieli: limitele se definesc pe categorie, perioadă și număr de participanți; la depășire apare un avertisment sau procesul este blocat.
• Aprobare avansată: regulile de prag, grad și delegare trimit formularul către managerii potriviți.
• Ultima zi de acceptare a cheltuielilor: se aplică ultima zi de acceptare a cheltuielilor stabilită de companie.

Familia Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) se numără printre cele peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate cu care se integrează Masraff. Așa cum se arată pe pagina integrării cu Mikro Yazılım, Masraff lucrează cu programele de contabilitate Mikro Yazılım și transferă datele despre cheltuieli în înregistrările contabile. Stabiliți cu echipa Masraff cum se configurează transferul pentru produsul Mikro și planul dumneavoastră de conturi.

Pentru a cunoaște gama de produse, citiți ghidul produselor Mikro Yazılım; pentru a afla când un bon este document valabil, citiți articolul despre bonul de cheltuieli.

Întrebări frecvente

Ce conturi se folosesc pentru un document de cheltuieli în Mikro?

Într-un document de cheltuieli tipic, cheltuiala merge într-un cont 7xx (de obicei 760 sau 770), TVA în 191 TVA deductibilă, iar totalul în contul 195 sau 320 al angajatului. Subconturile depind de planul dumneavoastră de conturi.

Cum se înregistrează în Mikro o cheltuială plătită de angajat din buzunar?

O cheltuială plătită de angajat din banii proprii se înregistrează printr-o notă contabilă. Dacă există un avans, suma se compensează din contul 195; dacă nu, se înregistrează în creditul contului 320 al angajatului, iar rambursarea se plătește din acest cont.

TVA de pe un bon de cheltuieli este întotdeauna deductibilă?

Nu. Conform articolului 30/d din Legea TVA nr. 3065 a Turciei, TVA aferentă cheltuielilor nedeductibile (KKEG) nu se deduce. Nici pe bonurile care nu sunt documente justificative nu se deduce TVA. Confirmați cazurile speciale, precum limitarea de 30% la cheltuielile auto, cu consultantul fiscal.

Cum se separă în Mikro partea KKEG a unei cheltuieli auto?

Conform articolului 68/5 din Legea impozitului pe venit și articolului 11/1-ı din Legea impozitului pe profit, din 01.01.2020 30% din cheltuielile cu autoturismele sunt considerate KKEG. Această parte se separă din contul de cheltuieli în înregistrare și se urmărește într-un cont 689 sau într-un cont în afara bilanțului.

Funcționează Masraff cu Mikro?

Da. Mikro X, Mikro Fly și Mikro Jump se află pe lista de integrări Masraff. Detaliile sunt pe pagina integrării cu Mikro Yazılım.