Note de frais dans Mikro : la saisie étape par étape

Le ticket de parking d'un salarié ou la facture d'un dîner client restent un travail inachevé pour la comptabilité tant qu'ils ne sont pas enregistrés dans Mikro. La personne qui les saisit doit répondre correctement à trois questions : de quel type de pièce s'agit-il, sur quel compte passe la charge et qui se trouve de l'autre côté de l'écriture ? Cet article montre étape par étape comment une équipe financière en Turquie qui utilise Mikro, l'un des logiciels comptables répandus dans le pays, comptabilise une pièce de frais, avec une écriture type et les erreurs les plus fréquentes.

Les noms de menus et les écrans de Mikro varient selon le produit (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) et la version. Les étapes ci-dessous décrivent la logique comptable ; vérifiez l'écran correspondant dans la documentation d'aide de votre produit Mikro.

Comment comptabiliser une pièce de frais dans Mikro ?

Dans Mikro, une dépense est saisie selon la pièce soit comme facture d'achat, soit comme pièce comptable ; la charge, la TVA et la contrepartie figurent sur des lignes séparées. Une facture émise par un fournisseur à l'entreprise et un ticket payé par un salarié de sa poche ne s'enregistrent pas de la même façon.

Avant de commencer, classez la pièce :

Pour les frais des salariés, la pièce comptable est la voie la plus courante. Si le salarié a une avance, la dépense s'impute sur le compte 195 ; sinon, le montant est porté au crédit du compte 320 ouvert par l'entreprise pour le salarié, et le remboursement est payé depuis ce compte.

Les numéros de compte suivent le Plan comptable uniforme turc (Tekdüzen Hesap Planı), avec lequel travaillent généralement les utilisateurs de Mikro.

Étape par étape : comment comptabiliser les frais d'un salarié dans Mikro ?

Après contrôle de la pièce, les frais d'un salarié sont saisis dans Mikro par une pièce comptable équilibrée avec une ligne de charge, une ligne de TVA et une ligne du compte salarié. La liste de contrôle ci-dessous découpe le travail en sept étapes :

1. Contrôlez la pièce. La date, le numéro fiscal du vendeur, le numéro de pièce et la mention séparée de la TVA doivent être lisibles.
2. Fixez la date et la période. L'écriture va dans la période où la dépense a eu lieu. Pour une pièce arrivée après la clôture, appliquez la règle de votre entreprise.
3. Choisissez le compte de charge. Les frais de l'équipe commerciale vont en général au 760 Frais de marketing, de vente et de distribution, ceux du siège au 770 Frais généraux d'administration. Les sous-comptes dépendent de votre plan comptable.
4. Renseignez le centre de coût et le projet. Si vous suivez des centres de coût ou des projets dans Mikro, ne laissez pas ce champ vide ; les rapports de fin de mois en dépendent.
5. Séparez la TVA. La TVA déductible est portée sur une ligne à part au compte 191 TVA déductible et n'est pas ajoutée à la charge.
6. Passez la contrepartie. Le total est porté au crédit du compte 195 ou 320 du salarié.
7. Rédigez le libellé et vérifiez l'équilibre. Indiquez le numéro de pièce et l'objet de la dépense. Si le débit égale le crédit, enregistrez la pièce et archivez l'image du justificatif.

Écriture type : un ticket de parking de 120 TL

Exemple : un salarié du siège paie de sa poche un parking de 120 TL TTC. Le taux de TVA est de 20 %. Les numéros de compte et montants ci-dessous sont des exemples ; ils dépendent de votre propre plan comptable.

Cette structure à trois lignes reste la même pour la plupart des pièces de frais : le compte de charge 7xx porte le montant HT, le 191 la TVA et le 195 ou le 320 le total dû au salarié. Seuls le compte de charge, le taux de TVA et le centre de coût changent. Si le parking concerne une voiture particulière de l'entreprise, la séparation KKEG décrite ci-dessous s'applique aussi.

En Turquie, le Plan comptable uniforme repose sur la Communication générale n° 1 relative au système comptable, publiée au Journal officiel du 26.12.1992 et appliquée depuis le 01.01.1994.

Comment isoler la part KKEG des frais de véhicule ?

En Turquie, 30 % des charges liées aux voitures particulières sont des KKEG (charges non déductibles fiscalement) ; cette part est isolée dans l'écriture et suivie dans un compte 689 ou un compte d'ordre. Carburant, entretien, parking et péages de ponts et d'autoroutes peuvent être concernés.

La base légale est la limitation de charges ajoutée par la loi n° 7194 à l'article 68/5 de la loi sur l'impôt sur le revenu et à l'article 11/1-ı de la loi sur l'impôt sur les sociétés. Elle s'applique depuis le 01.01.2020. Les entreprises dont l'activité est la location ou l'exploitation de voitures particulières en sont exclues.

Exemple : sur une dépense de carburant de 1 000 TL HT, 700 TL vont au compte de charge et 300 TL sont isolés en KKEG. Le traitement de la TVA et l'application de la limitation à un type de véhicule donné dépendent de la situation de votre entreprise ; faites valider cette écriture par votre expert-comptable (mali müşavir).

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes lors de la saisie d'une pièce de frais ?

Les erreurs les plus fréquentes sont d'ajouter la TVA à la charge, de saisir deux fois la même pièce et de passer l'écriture sur la mauvaise période. Découvertes en fin de mois, elles prennent du temps à corriger.

• TVA dans la charge : passer les 120 TL entiers au 770 fait perdre la TVA déductible.
• Doublon : le même ticket peut être saisi via la note de frais du salarié et, séparément, par la comptabilité.
• Mauvaise période : une pièce tardive tombe dans une période close ou glisse au mois suivant.
• Centre de coût vide : la charge est sur le bon compte, mais on ne voit pas à quelle unité elle appartient.
• Ticket qui n'est pas une pièce valable : un ticket d'information ou une capture d'écran ne peut pas être passé en charge ; il est suivi en totalité en KKEG.

Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?

Masraff organise la partie qui précède l'arrivée de la pièce dans Mikro : le salarié saisit la dépense, les validations sont menées à terme et la détermination des comptes suit des règles.

• Contrôles du formulaire de frais : lors de l'ajout de dépenses à un formulaire, le contrôle des doublons empêche de déclarer deux fois la même dépense, la clôture de période peut bloquer la saisie sur une période passée, et l'enregistrement ne peut être finalisé sans les champs obligatoires.
• Détermination détaillée de la TVA : la règle des trois comptes ci-dessus s'applique à chaque dépense : compte de charge 7xx, compte de TVA 191 et compte 195 ou 320 du salarié. Les scénarios KKEG, comme l'isolement de 30 % des frais de véhicule, sont aussi gérés par ces règles.
• Moteur de politique de dépenses : des plafonds sont définis par catégorie, période et nombre de participants ; en cas de dépassement, un avertissement s'affiche ou le processus est bloqué.
• Approbation avancée : des règles de seuil, de grade et de délégation envoient le formulaire aux bons responsables.
• Dernier jour d'acceptation des frais : le dernier jour d'acceptation des frais fixé par l'entreprise est appliqué.

La famille Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) fait partie des plus de 20 systèmes ERP et comptables avec lesquels Masraff s'intègre. Comme l'indique la page d'intégration Mikro Yazılım, Masraff fonctionne avec les logiciels comptables de Mikro Yazılım et transfère les données de frais dans les écritures comptables. Voyez avec l'équipe Masraff comment le transfert se paramètre pour votre produit Mikro et votre plan comptable.

Pour découvrir la gamme, consultez le guide des produits Mikro Yazılım ; pour savoir quand un ticket constitue une pièce valable, lisez l'article sur le justificatif de dépense.

Questions fréquentes

Quels comptes utilise-t-on pour une pièce de frais dans Mikro ?

Dans une pièce de frais type, la charge va sur un compte 7xx (le plus souvent 760 ou 770), la TVA sur le 191 TVA déductible et le total sur le compte 195 ou 320 du salarié. Les sous-comptes dépendent de votre plan comptable.

Comment saisir dans Mikro une dépense payée par le salarié de sa poche ?

Une dépense payée par le salarié avec son propre argent se saisit par une pièce comptable. S'il a une avance, le montant s'impute sur le compte 195 ; sinon, il est porté au crédit de son compte 320 et le remboursement est payé depuis ce compte.

La TVA d'un ticket de frais est-elle toujours déductible ?

Non. Selon l'article 30/d de la loi turque sur la TVA n° 3065, la TVA sur les charges non déductibles (KKEG) ne peut pas être déduite. Aucune TVA n'est déduite non plus sur les tickets qui ne sont pas des pièces valables. Faites valider les cas particuliers, comme la limitation de 30 % sur les frais de véhicule, par votre expert-comptable.

Comment isoler dans Mikro la part KKEG d'une dépense de véhicule ?

Selon l'article 68/5 de la loi sur l'impôt sur le revenu et l'article 11/1-ı de la loi sur l'impôt sur les sociétés, 30 % des charges de voitures particulières sont des KKEG depuis le 01.01.2020. Cette part est séparée du compte de charge dans l'écriture et suivie dans un compte 689 ou un compte d'ordre.

Masraff fonctionne-t-il avec Mikro ?

Oui. Mikro X, Mikro Fly et Mikro Jump figurent dans la liste d'intégrations de Masraff. Les détails se trouvent sur la page d'intégration Mikro Yazılım.