Registrare una nota spese in Mikro passo dopo passo

Lo scontrino del parcheggio di un dipendente o la fattura di una cena con un cliente restano un lavoro in sospeso per la contabilità finché non vengono registrati in Mikro. Chi li registra deve rispondere correttamente a tre domande: che tipo di documento è, su quale conto va il costo e chi sta dall'altra parte della scrittura? Questo articolo spiega passo dopo passo come un team finanziario in Turchia che usa Mikro, uno dei software contabili diffusi nel Paese, registra un documento di spesa, con una scrittura di esempio e gli errori più comuni.

I nomi dei menu e le schermate di Mikro variano in base al prodotto (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) e alla versione. I passaggi seguenti descrivono la logica contabile; verificate la schermata corrispondente nella documentazione di aiuto del vostro prodotto Mikro.

Come si registra un documento di spesa in Mikro?

In Mikro una spesa si registra, a seconda del documento, come fattura d'acquisto oppure come scrittura contabile; costo, IVA e contropartita stanno su righe separate. Una fattura emessa da un fornitore all'azienda e uno scontrino pagato di tasca propria dal dipendente non si registrano allo stesso modo.

Prima di iniziare, classificate il documento:

Per le spese dei dipendenti la via più comune è la scrittura contabile. Se il dipendente ha un anticipo, la spesa si compensa sul conto 195; altrimenti l'importo viene accreditato sul conto 320 che l'azienda ha aperto per il dipendente e il rimborso viene pagato da quel conto.

I numeri di conto seguono il Piano dei conti uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı), con cui lavorano di solito gli utenti di Mikro.

Passo dopo passo: come si registra la spesa di un dipendente in Mikro?

Dopo il controllo del documento, la spesa di un dipendente si registra in Mikro con una scrittura contabile in pareggio, con una riga di costo, una di IVA e una del conto del dipendente. La checklist seguente divide il lavoro in sette passaggi:

1. Controllate il documento. Data, codice fiscale del venditore, numero del documento e indicazione separata dell'IVA devono essere leggibili.
2. Fissate data e periodo. La scrittura va nel periodo in cui è avvenuta la spesa. Per un documento arrivato dopo la chiusura, applicate la regola della vostra azienda.
3. Scegliete il conto di costo. Le spese del team commerciale vanno di solito al 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione, quelle della sede al 770 Spese generali amministrative. I sottoconti dipendono dal vostro piano dei conti.
4. Compilate centro di costo e progetto. Se in Mikro seguite centri di costo o progetti, non lasciate vuoto questo campo; i report di fine mese si basano su di esso.
5. Separate l'IVA. L'IVA detraibile si registra su una riga a sé sul conto 191 IVA detraibile e non si somma al costo.
6. Registrate la contropartita. Il totale viene accreditato sul conto 195 o 320 del dipendente.
7. Scrivete la descrizione e controllate il pareggio. Indicate il numero del documento e il motivo della spesa. Se dare e avere coincidono, salvate la scrittura e archiviate l'immagine del documento.

Scrittura di esempio: uno scontrino di parcheggio da 120 TL

Esempio: un dipendente della sede paga di tasca propria un parcheggio da 120 TL IVA inclusa. L'aliquota IVA è del 20%. I codici di conto e gli importi seguenti sono di esempio; dipendono dal vostro piano dei conti.

Questa struttura a tre righe resta la stessa per la maggior parte dei documenti di spesa: il conto di costo 7xx porta l'imponibile, il 191 l'IVA e il 195 o il 320 il totale dovuto al dipendente. Cambiano solo conto di costo, aliquota IVA e centro di costo. Se il parcheggio riguarda un'autovettura aziendale, si applica anche la separazione KKEG descritta più avanti.

In Turchia il Piano dei conti uniforme si basa sulla Comunicazione generale n. 1 sul sistema contabile, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 26.12.1992 e applicata dal 01.01.1994.

Come si separa la quota KKEG nelle spese dei veicoli?

In Turchia il 30% delle spese legate alle autovetture è considerato KKEG (costi fiscalmente non deducibili); questa quota si separa nella scrittura e si segue su un conto 689 o su un conto d'ordine. Carburante, manutenzione, parcheggio e pedaggi di ponti e autostrade possono rientrarvi.

La base giuridica è la limitazione dei costi introdotta dalla legge n. 7194 all'articolo 68/5 della legge sull'imposta sul reddito e all'articolo 11/1-ı della legge sull'imposta sulle società. Si applica dal 01.01.2020. Le aziende la cui attività è il noleggio o la gestione di autovetture ne sono escluse.

Esempio: su una spesa di carburante di 1.000 TL IVA esclusa, 700 TL vanno al conto di costo e 300 TL si separano come KKEG. Il trattamento dell'IVA e l'applicazione della limitazione a un certo tipo di veicolo dipendono dalla situazione della vostra azienda; fate confermare questa scrittura dal vostro consulente fiscale (mali müşavir).

Quali sono gli errori più comuni nella registrazione di una nota spese?

Gli errori più comuni sono sommare l'IVA al costo, registrare due volte lo stesso documento e imputare la scrittura al periodo sbagliato. Se emergono a fine mese, correggerli richiede tempo.

• IVA nel costo: registrare tutti i 120 TL sul 770 fa perdere l'IVA detraibile.
• Doppia registrazione: lo stesso scontrino può entrare dalla nota spese del dipendente e, separatamente, dalla contabilità.
• Periodo sbagliato: un documento in ritardo finisce in un periodo chiuso o slitta al mese successivo.
• Centro di costo vuoto: il costo è sul conto giusto, ma non si vede a quale unità appartiene.
• Scontrino che non è un documento valido: uno scontrino informativo o uno screenshot non può essere registrato come costo; si segue per intero come KKEG.

Come funziona in Masraff?

Masraff organizza la parte che precede l'arrivo del documento in Mikro: il dipendente inserisce la spesa, le approvazioni vengono completate e la determinazione dei conti segue regole.

• Controlli del modulo spese: quando le spese vengono aggiunte a un modulo, il controllo dei duplicati impedisce di dichiarare due volte la stessa spesa, la chiusura del periodo può bloccare l'inserimento in un periodo passato e la registrazione non si completa senza i campi obbligatori.
• Determinazione dettagliata dell'IVA: a ogni spesa si applica la regola dei tre conti vista sopra: conto di costo 7xx, conto IVA 191 e conto 195 o 320 del dipendente. Anche gli scenari KKEG, come la separazione del 30% delle spese dei veicoli, sono gestiti con queste regole.
• Motore delle politiche di spesa: i limiti si definiscono per categoria, periodo e numero di partecipanti; in caso di superamento compare un avviso o il processo viene bloccato.
• Approvazione avanzata: regole di soglia, grade e delega inviano il modulo ai responsabili giusti.
• Ultimo giorno di accettazione delle spese: si applica l'ultimo giorno di accettazione delle spese stabilito dall'azienda.

La famiglia Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) è tra gli oltre 20 sistemi ERP e contabili con cui Masraff si integra. Come descritto nella pagina dell'integrazione con Mikro Yazılım, Masraff lavora con i software contabili di Mikro Yazılım e trasferisce i dati delle spese nelle registrazioni contabili. Concordate con il team di Masraff come impostare il trasferimento per il vostro prodotto Mikro e il vostro piano dei conti.

Per conoscere la gamma, consultate la guida ai prodotti Mikro Yazılım; per capire quando uno scontrino è un documento valido, leggete l'articolo sul giustificativo di spesa.

Domande frequenti

Quali conti si usano per un documento di spesa in Mikro?

In un tipico documento di spesa il costo va su un conto 7xx (di solito 760 o 770), l'IVA sul 191 IVA detraibile e il totale sul conto 195 o 320 del dipendente. I sottoconti dipendono dal vostro piano dei conti.

Come si registra in Mikro una spesa pagata di tasca propria dal dipendente?

Una spesa pagata dal dipendente con denaro proprio si registra con una scrittura contabile. Se c'è un anticipo, l'importo si compensa sul conto 195; altrimenti si accredita sul conto 320 del dipendente e il rimborso viene pagato da quel conto.

L'IVA di uno scontrino di spesa è sempre detraibile?

No. Secondo l'articolo 30/d della legge turca sull'IVA n. 3065, l'IVA sui costi non deducibili (KKEG) non si può detrarre. Non si detrae IVA nemmeno sugli scontrini che non sono documenti validi. Fate confermare i casi particolari, come la limitazione del 30% sulle spese dei veicoli, dal vostro consulente fiscale.

Come si separa in Mikro la quota KKEG di una spesa per veicoli?

Secondo l'articolo 68/5 della legge sull'imposta sul reddito e l'articolo 11/1-ı della legge sull'imposta sulle società, dal 01.01.2020 il 30% delle spese per autovetture è considerato KKEG. Questa quota si separa dal conto di costo nella scrittura e si segue su un conto 689 o su un conto d'ordine.

Masraff funziona con Mikro?

Sì. Mikro X, Mikro Fly e Mikro Jump sono nell'elenco delle integrazioni di Masraff. I dettagli sono nella pagina dell'integrazione con Mikro Yazılım.