Spesenbeleg in Mikro buchen: Schritt für Schritt

Ein Parkbeleg eines Mitarbeiters oder die Rechnung für ein Kundenessen ist für die Buchhaltung erst erledigt, wenn er in Mikro gebucht ist. Wer ihn bucht, muss drei Fragen richtig beantworten: Um welche Belegart handelt es sich, auf welches Konto geht der Aufwand, und wer steht auf der Gegenseite? Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie ein Finanzteam in der Türkei, das mit Mikro arbeitet, einer dort verbreiteten Buchhaltungssoftware, einen Spesenbeleg bucht – mit einer Musterbuchung und den häufigsten Fehlern.

Menübezeichnungen und Masken von Mikro unterscheiden sich je nach Produkt (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) und Version. Die folgenden Schritte beschreiben die Buchungslogik; die passende Maske finden Sie in der Hilfedokumentation Ihres Mikro-Produkts.

Wie bucht man einen Spesenbeleg in Mikro?

In Mikro wird eine Ausgabe je nach Beleg entweder als Eingangsrechnung oder als Buchungsbeleg erfasst; Aufwand, Vorsteuer und Gegenkonto stehen in getrennten Zeilen. Eine Rechnung, die ein Lieferant an das Unternehmen stellt, und ein Beleg, den ein Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt hat, werden nicht gleich gebucht.

Ordnen Sie den Beleg vor Beginn seiner Art zu:

Bei Mitarbeiterspesen ist der Buchungsbeleg der häufigste Weg. Hat der Mitarbeiter einen Vorschuss, wird die Ausgabe mit 195 Arbeitsvorschüsse verrechnet; andernfalls wird der Betrag dem 320er-Konto gutgeschrieben, das das Unternehmen für den Mitarbeiter führt, und die Erstattung erfolgt über dieses Konto.

Die Kontonummern folgen dem türkischen Einheitskontenrahmen (Tekdüzen Hesap Planı), mit dem Mikro-Anwender in der Regel arbeiten.

Schritt für Schritt: Wie bucht man Mitarbeiterspesen in Mikro?

Nach der Belegprüfung werden Mitarbeiterspesen in Mikro als ausgeglichener Buchungsbeleg mit Aufwands-, Vorsteuer- und Mitarbeiterkontozeile gebucht. Die folgende Checkliste teilt die Arbeit in sieben Schritte:

1. Beleg prüfen. Datum, Steuernummer des Verkäufers, Belegnummer und ein getrennter Umsatzsteuerausweis müssen lesbar sein.
2. Belegdatum und Periode festlegen. Die Buchung gehört in die Periode, in der die Ausgabe angefallen ist. Für Belege, die nach Periodenabschluss eingehen, gilt die Regel Ihres Unternehmens.
3. Aufwandskonto wählen. Spesen des Vertriebs gehen meist auf 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand, Spesen der Zentrale auf 770 Allgemeine Verwaltungsaufwendungen. Die Unterkonten hängen von Ihrem Kontenplan ab.
4. Kostenstelle und Projekt erfassen. Wenn Sie in Mikro Kostenstellen oder Projekte führen, lassen Sie dieses Feld nicht leer; die Monatsberichte beruhen darauf.
5. Vorsteuer trennen. Die abziehbare Vorsteuer wird in einer eigenen Zeile auf 191 Abziehbare Vorsteuer gebucht und nicht zum Aufwand addiert.
6. Gegenkonto buchen. Der Gesamtbetrag wird dem 195er- oder 320er-Konto des Mitarbeiters gutgeschrieben.
7. Buchungstext schreiben und Saldo prüfen. Tragen Sie Belegnummer und Anlass der Ausgabe ein. Wenn Soll und Haben übereinstimmen, speichern Sie den Beleg und archivieren das Belegbild.

Musterbuchung: ein Parkbeleg über 120 TL

Beispiel: Ein Mitarbeiter der Zentrale bezahlt einen Parkbeleg über 120 TL inklusive Umsatzsteuer aus eigener Tasche. Der Steuersatz beträgt 20 %. Die folgenden Kontonummern und Beträge sind Beispiele; sie hängen von Ihrem eigenen Kontenplan ab.

Diese dreizeilige Struktur bleibt bei den meisten Spesenbelegen gleich: Das 7er-Aufwandskonto trägt den Nettobetrag, 191 die Vorsteuer und 195 oder 320 den Betrag, der dem Mitarbeiter geschuldet wird. Es ändern sich nur Aufwandskonto, Steuersatz und Kostenstelle. Betrifft das Parken einen firmeneigenen Pkw, gilt zusätzlich die unten beschriebene KKEG-Aufteilung.

Grundlage des türkischen Einheitskontenrahmens ist das Allgemeine Kommuniqué Nr. 1 zum Rechnungslegungssystem, veröffentlicht im Amtsblatt vom 26.12.1992 und seit dem 01.01.1994 angewendet.

Wie trennt man den KKEG-Anteil bei Fahrzeugkosten?

In der Türkei gelten 30 % der Aufwendungen für Pkw als KKEG (steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben); dieser Anteil wird in der Buchung abgetrennt und auf einem 689er-Konto oder einem Memorialkonto geführt. Kraftstoff, Wartung, Parken sowie Brücken- und Autobahnmaut können darunter fallen.

Rechtsgrundlage ist die Aufwandsbeschränkung, die das Gesetz Nr. 7194 in Art. 68/5 des Einkommensteuergesetzes und Art. 11/1-ı des Körperschaftsteuergesetzes eingefügt hat. Sie gilt seit dem 01.01.2020. Unternehmen, deren Geschäft die Vermietung oder der Betrieb von Pkw ist, sind von der Beschränkung ausgenommen.

Beispiel: Bei Kraftstoffkosten von 1.000 TL netto gehen 700 TL auf das Aufwandskonto, 300 TL werden als KKEG abgetrennt. Wie die Umsatzsteuer zu behandeln ist und ob die Beschränkung für einen bestimmten Fahrzeugtyp gilt, hängt von Ihrem Unternehmen ab; lassen Sie diese Buchung von Ihrem Steuerberater (mali müşavir) bestätigen.

Welche Fehler passieren beim Buchen von Spesenbelegen am häufigsten?

Die häufigsten Fehler sind, die Vorsteuer zum Aufwand zu addieren, denselben Beleg doppelt zu buchen und die Buchung in die falsche Periode zu legen. Werden sie erst zum Monatsende bemerkt, kostet die Korrektur Zeit.

• Vorsteuer im Aufwand: Wer die vollen 120 TL auf 770 bucht, verliert die abziehbare Vorsteuer.
• Doppelbuchung: Derselbe Beleg kann über die Spesenabrechnung des Mitarbeiters und zusätzlich von der Buchhaltung erfasst werden.
• Falsche Periode: Ein verspäteter Beleg landet in einer abgeschlossenen Periode oder rutscht in den nächsten Monat.
• Leere Kostenstelle: Der Aufwand steht auf dem richtigen Konto, aber niemand sieht, zu welcher Einheit er gehört.
• Beleg ohne Belegcharakter: Ein Informationsbeleg oder Screenshot kann nicht als Aufwand gebucht werden; er wird vollständig als KKEG geführt.

Wie funktioniert das in Masraff?

Masraff ordnet den Teil, bevor der Beleg Mikro erreicht: Der Mitarbeiter erfasst die Ausgabe, die Freigaben werden abgeschlossen und die Kontenfindung folgt Regeln.

• Prüfungen im Spesenformular: Beim Hinzufügen von Ausgaben zu einem Formular verhindert die Dublettenprüfung, dass dieselbe Ausgabe zweimal eingereicht wird, der Periodenabschluss kann Buchungen in vergangene Perioden sperren, und ohne Pflichtfelder lässt sich ein Eintrag nicht abschließen.
• Detaillierte Umsatzsteuerfindung: Auf jede Ausgabe wird die obige Drei-Konten-Regel angewendet: 7er-Aufwandskonto, 191 Vorsteuerkonto und das 195er- oder 320er-Konto des Mitarbeiters. KKEG-Szenarien, etwa die Abtrennung von 30 % der Fahrzeugkosten, werden ebenfalls über diese Regeln gesteuert.
• Ausgabenrichtlinien-Engine: Limits werden nach Kategorie, Zeitraum und Teilnehmerzahl definiert; bei Überschreitung gibt es eine Warnung oder der Vorgang wird gesperrt.
• Erweiterte Freigabe: Schwellenwert-, Grade- und Vertretungsregeln leiten das Formular an die richtigen Vorgesetzten.
• Letzter Annahmetag für Spesen: Der vom Unternehmen festgelegte letzte Annahmetag wird angewendet.

Die Mikro-Familie (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) gehört zu den mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen, mit denen Masraff integriert ist. Wie auf der Seite zur Mikro-Yazılım-Integration beschrieben, arbeitet Masraff mit der Buchhaltungssoftware von Mikro Yazılım zusammen und überträgt Spesendaten in die Buchungssätze. Klären Sie mit dem Masraff-Team, wie die Übertragung für Ihr Mikro-Produkt und Ihren Kontenplan eingerichtet wird.

Einen Überblick über die Produktfamilie bietet der Leitfaden zu den Produkten von Mikro Yazılım; wann ein Beleg als gültig gilt, erklärt der Beitrag zum Spesenbeleg.

Häufig gestellte Fragen

Auf welche Konten wird ein Spesenbeleg in Mikro gebucht?

Bei einem typischen Spesenbeleg geht der Aufwand auf ein 7er-Konto (meist 760 oder 770), die Vorsteuer auf 191 Abziehbare Vorsteuer und der Gesamtbetrag auf das 195er- oder 320er-Konto des Mitarbeiters. Die Unterkonten hängen von Ihrem Kontenplan ab.

Wie bucht man in Mikro eine Ausgabe, die der Mitarbeiter selbst bezahlt hat?

Eine Ausgabe, die der Mitarbeiter mit eigenem Geld bezahlt hat, wird mit einem Buchungsbeleg erfasst. Mit Vorschuss wird der Betrag mit 195 Arbeitsvorschüsse verrechnet; ohne Vorschuss wird er dem 320er-Konto des Mitarbeiters gutgeschrieben und die Erstattung über dieses Konto gezahlt.

Ist die Vorsteuer auf einem Spesenbeleg immer abziehbar?

Nein. Nach Art. 30/d des türkischen Umsatzsteuergesetzes Nr. 3065 ist die Vorsteuer auf steuerlich nicht abzugsfähige Ausgaben (KKEG) nicht abziehbar. Auch bei Belegen ohne Belegcharakter gibt es keinen Vorsteuerabzug. Sonderfälle wie die 30-%-Beschränkung bei Fahrzeugkosten klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie trennt man in Mikro den KKEG-Anteil einer Fahrzeugausgabe?

Nach Art. 68/5 des Einkommensteuergesetzes und Art. 11/1-ı des Körperschaftsteuergesetzes gelten seit dem 01.01.2020 30 % der Pkw-Aufwendungen als KKEG. Dieser Anteil wird in der Buchung vom Aufwandskonto getrennt und auf einem 689er-Konto oder einem Memorialkonto geführt.

Funktioniert Masraff mit Mikro?

Ja. Mikro X, Mikro Fly und Mikro Jump stehen auf der Integrationsliste von Masraff. Details finden Sie auf der Seite zur Mikro-Yazılım-Integration.