Как провести расходный документ в Mikro: пошагово

Чек сотрудника за парковку или счёт за ужин с клиентом остаются для бухгалтерии незавершённым делом, пока их не провели в Mikro. Тот, кто вносит документ, должен правильно ответить на три вопроса: что это за документ, на какой счёт относится расход и кто стоит на другой стороне проводки? В этой статье пошагово разобрано, как финансовая команда в Турции, работающая в Mikro — одной из распространённых там бухгалтерских программ, — проводит расходный документ, с примером проводки и самыми частыми ошибками.

Названия меню и экраны Mikro различаются в зависимости от продукта (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) и версии. Шаги ниже описывают логику учёта; соответствующий экран проверьте в справочной документации своего продукта Mikro.

Как провести расходный документ в Mikro?

В Mikro расход вносится в зависимости от документа либо как входящий счёт-фактура, либо как бухгалтерская проводка (ваучер); расход, НДС и корреспондирующий счёт стоят в отдельных строках. Счёт, выставленный поставщиком на компанию, и чек, который сотрудник оплатил из своего кармана, учитываются по-разному.

Прежде чем начать, определите тип документа:

Для расходов сотрудников чаще всего используется бухгалтерский ваучер. Если у сотрудника есть аванс, расход зачитывается против счёта 195; если аванса нет, сумма записывается в кредит счёта 320, который компания открыла для сотрудника, и возмещение выплачивается с этого счёта.

Номера счетов здесь соответствуют турецкому Единому плану счетов (Tekdüzen Hesap Planı), с которым обычно работают пользователи Mikro.

Пошагово: как провести расход сотрудника в Mikro?

После проверки документа расход сотрудника проводится в Mikro сбалансированным бухгалтерским ваучером со строками расхода, НДС и счёта сотрудника. Чек-лист ниже делит работу на семь шагов:

1. Проверьте документ. Дата, налоговый номер продавца, номер документа и то, выделен ли НДС отдельно, должны читаться.
2. Определите дату и период. Запись вносится в период, когда был совершён расход. Для документа, пришедшего после закрытия периода, применяйте правило вашей компании.
3. Выберите счёт затрат. Расходы отдела продаж обычно относятся на 760 «Расходы на маркетинг, продажи и распределение», расходы центрального офиса — на 770 «Общие административные расходы». Субсчета зависят от вашего плана счетов.
4. Заполните центр затрат и проект. Если вы ведёте в Mikro центры затрат или проекты, не оставляйте это поле пустым: на нём держатся отчёты на конец месяца.
5. Выделите НДС. НДС к вычету записывается отдельной строкой на счёт 191 «НДС к вычету» и не прибавляется к сумме расхода.
6. Запишите корреспондирующий счёт. Общая сумма записывается в кредит счёта сотрудника 195 или 320.
7. Напишите описание и проверьте баланс. Укажите номер документа и цель расхода. Если дебет равен кредиту, сохраните ваучер и заархивируйте изображение документа.

Пример проводки: чек за парковку на 120 TL

Пример: сотрудник центрального офиса оплачивает из своего кармана парковку на 120 TL с НДС. Ставка НДС — 20%. Номера счетов и суммы ниже — пример; они зависят от вашего плана счетов.

Эта трёхстрочная структура одинакова для большинства расходных документов: счёт затрат 7xx несёт сумму без НДС, 191 — НДС, а 195 или 320 — общую сумму, причитающуюся сотруднику. Меняются только счёт затрат, ставка НДС и центр затрат. Если парковка связана с легковым автомобилем компании, применяется и описанное ниже выделение KKEG.

В Турции основой Единого плана счетов является Общее сообщение № 1 о системе бухгалтерского учёта, опубликованное в Официальной газете 26.12.1992 и применяемое с 01.01.1994.

Как выделить KKEG в расходах на автомобиль?

В Турции 30% расходов, связанных с легковыми автомобилями, считаются KKEG (расходы, не принимаемые для налогообложения); эта часть выделяется в проводке и учитывается на счёте 689 или на забалансовом счёте. Сюда могут относиться топливо, обслуживание, парковка, оплата мостов и платных дорог.

Правовая основа — ограничение расходов, которое Закон № 7194 добавил в статью 68/5 Закона о подоходном налоге и пункт 11/1-ı Закона о корпоративном налоге. Оно применяется с 01.01.2020. Компании, чья деятельность — аренда или эксплуатация легковых автомобилей, под ограничение не подпадают.

Пример: из расхода на топливо в 1 000 TL без НДС 700 TL относится на счёт затрат, а 300 TL выделяется как KKEG. Как учитывать НДС и применяется ли ограничение к конкретному типу автомобиля, зависит от ситуации вашей компании; подтвердите эту проводку у своего финансового консультанта (mali müşavir).

Какие ошибки чаще всего допускают при проведении расходного документа?

Самые частые ошибки — включить НДС в расход, провести один документ дважды и отнести запись не в тот период. Если их находят в конце месяца, исправление отнимает время.

• НДС в расходе: если записать все 120 TL на 770, НДС к вычету теряется.
• Двойная запись: один и тот же чек может быть внесён и из отчёта сотрудника, и отдельно бухгалтерией.
• Не тот период: поздний документ попадает в закрытый период или сдвигается на следующий месяц.
• Пустой центр затрат: расход попадает на правильный счёт, но не видно, к какому подразделению он относится.
• Чек, не являющийся документом: информационный чек или скриншот нельзя списать на расходы; он полностью учитывается как KKEG.

Как это работает в Masraff?

Masraff упорядочивает этап до того, как документ попадёт в Mikro: сотрудник вносит расход, согласования завершаются, а определение счетов идёт по правилам.

• Проверки в форме расходов: при добавлении расходов в форму контроль дубликатов не даёт заявить один расход дважды, закрытие периода может запретить внесение в прошлый период, а без обязательных полей запись не завершить.
• Детальное определение НДС: к каждому расходу применяется описанное выше правило трёх счетов: счёт затрат 7xx, счёт НДС 191 и счёт сотрудника 195 или 320. Сценарии KKEG, например выделение 30% автомобильных расходов, тоже управляются этими правилами.
• Механизм политики расходов: лимиты задаются по категории, периоду и числу участников; при превышении выдаётся предупреждение или процесс блокируется.
• Расширенное согласование: правила порогов, грейдов и делегирования направляют форму нужным руководителям.
• Последний день приёма расходов: применяется последний день приёма расходов, установленный компанией.

Семейство Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) входит в число более чем 20 ERP и учётных систем, с которыми интегрируется Masraff. Как описано на странице интеграции с Mikro Yazılım, Masraff работает с бухгалтерскими программами Mikro Yazılım и передаёт данные о расходах в бухгалтерские записи. Как настроить передачу для вашего продукта Mikro и плана счетов, уточните у команды Masraff.

Чтобы познакомиться с линейкой продуктов, прочитайте обзор продуктов Mikro Yazılım; когда чек считается действительным документом, объясняет статья о расходном чеке.

Часто задаваемые вопросы

На какие счета проводится расходный документ в Mikro?

В типичном расходном документе расход относится на счёт 7xx (чаще всего 760 или 770), НДС — на 191 «НДС к вычету», а общая сумма — на счёт сотрудника 195 или 320. Субсчета зависят от вашего плана счетов.

Как провести в Mikro расход, который сотрудник оплатил сам?

Расход, оплаченный сотрудником из собственных денег, вносится бухгалтерским ваучером. При наличии аванса сумма зачитывается против счёта 195; без аванса она записывается в кредит счёта сотрудника 320, и возмещение выплачивается с этого счёта.

Всегда ли НДС в расходном чеке можно принять к вычету?

Нет. Согласно статье 30/d турецкого Закона о НДС № 3065, НДС по расходам, не принимаемым для налогообложения (KKEG), к вычету не принимается. По чекам, не являющимся документами, вычет НДС тоже не производится. Особые случаи, например 30-процентное ограничение по автомобильным расходам, подтвердите у финансового консультанта.

Как в Mikro выделить часть KKEG из расхода на автомобиль?

Согласно статье 68/5 Закона о подоходном налоге и пункту 11/1-ı Закона о корпоративном налоге, с 01.01.2020 30% расходов на легковые автомобили считаются KKEG. Эта часть отделяется от счёта затрат в проводке и учитывается на счёте 689 или на забалансовом счёте.

Работает ли Masraff с Mikro?

Да. Mikro X, Mikro Fly и Mikro Jump входят в список интеграций Masraff. Подробности — на странице интеграции с Mikro Yazılım.