Cómo contabilizar un gasto en Mikro paso a paso

El ticket de aparcamiento de un empleado o la factura de una cena con un cliente siguen siendo trabajo pendiente para contabilidad hasta que se registran en Mikro. Quien los registra debe responder bien a tres preguntas: ¿qué tipo de documento es?, ¿a qué cuenta va el gasto? y ¿quién está en el otro lado del asiento? Este artículo explica paso a paso cómo un equipo financiero en Turquía que usa Mikro, uno de los programas contables más extendidos en el país, contabiliza un comprobante de gasto, con un asiento de ejemplo y los errores más habituales.

Los nombres de los menús y las pantallas de Mikro cambian según el producto (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) y la versión. Los pasos siguientes describen la lógica contable; compruebe la pantalla equivalente en la documentación de ayuda de su producto Mikro.

¿Cómo se contabiliza un comprobante de gasto en Mikro?

En Mikro, un gasto se registra según el documento como factura de compra o como comprobante contable; el gasto, el IVA y la contrapartida van en líneas separadas. Una factura que un proveedor emite a la empresa y un ticket que el empleado pagó de su bolsillo no se registran igual.

Antes de empezar, clasifique el documento:

Para los gastos de empleados, la vía más habitual es el comprobante contable. Si el empleado tiene un anticipo, el gasto se compensa contra la cuenta 195; si no, el importe se abona en la cuenta 320 que la empresa abrió para el empleado y el reembolso se paga desde esa cuenta.

Los números de cuenta siguen el Plan de Cuentas Uniforme de Turquía (Tekdüzen Hesap Planı), con el que suelen trabajar los usuarios de Mikro.

Paso a paso: ¿cómo se contabiliza el gasto de un empleado en Mikro?

Tras revisar el documento, el gasto de un empleado se registra en Mikro con un comprobante contable cuadrado con una línea de gasto, una de IVA y una de la cuenta del empleado. La lista de control siguiente divide el trabajo en siete pasos:

1. Revise el documento. La fecha, el número fiscal del vendedor, el número de documento y si el IVA aparece por separado deben leerse con claridad.
2. Fije la fecha y el periodo. El asiento va al periodo en que se produjo el gasto. Para un documento que llega después del cierre, aplique la regla de su empresa.
3. Elija la cuenta de gasto. Los gastos del equipo comercial suelen ir a la 760 Gastos de marketing, ventas y distribución; los de la sede central, a la 770 Gastos generales de administración. Las subcuentas dependen de su plan de cuentas.
4. Rellene el centro de coste y el proyecto. Si en Mikro sigue centros de coste o proyectos, no deje este campo vacío; los informes de cierre de mes dependen de él.
5. Separe el IVA. El IVA deducible se registra en una línea propia en la cuenta 191 IVA deducible y no se suma al importe del gasto.
6. Registre la contrapartida. El total se abona en la cuenta 195 o 320 del empleado.
7. Escriba la descripción y compruebe el cuadre. Anote el número de documento y el motivo del gasto. Si el debe y el haber coinciden, guarde el comprobante y archive la imagen del documento.

Asiento de ejemplo: un ticket de aparcamiento de 120 TL

Ejemplo: un empleado de la sede central paga de su bolsillo un aparcamiento de 120 TL con IVA incluido. El tipo de IVA es del 20 %. Los códigos de cuenta e importes siguientes son de ejemplo; dependen de su propio plan de cuentas.

Esta estructura de tres líneas se mantiene en la mayoría de los comprobantes de gasto: la cuenta de gasto 7xx recoge la base, la 191 el IVA y la 195 o la 320 el total que se debe al empleado. Solo cambian la cuenta de gasto, el tipo de IVA y el centro de coste. Si el aparcamiento corresponde a un turismo de la empresa, se aplica además la separación de KKEG descrita más abajo.

En Turquía, el Plan de Cuentas Uniforme se basa en la Comunicación General n.º 1 sobre el Sistema Contable, publicada en el Boletín Oficial del 26.12.1992 y aplicada desde el 01.01.1994.

¿Cómo se separa el KKEG en los gastos de vehículos?

En Turquía, el 30 % de los gastos relacionados con turismos se considera KKEG (gastos fiscalmente no deducibles); esa parte se separa en el asiento y se sigue en una cuenta 689 o en una cuenta de orden. Pueden incluirse combustible, mantenimiento, aparcamiento y peajes de puentes y autopistas.

La base legal es la limitación de gastos que la Ley n.º 7194 añadió al artículo 68/5 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y al artículo 11/1-ı de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Se aplica desde el 01.01.2020. Las empresas cuya actividad es alquilar o explotar turismos quedan fuera de la limitación.

Ejemplo: en un gasto de combustible de 1.000 TL sin IVA, 700 TL van a la cuenta de gasto y 300 TL se separan como KKEG. Cómo tratar el IVA y si la limitación se aplica a un tipo concreto de vehículo depende de la situación de su empresa; confirme este asiento con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Cuáles son los errores más habituales al contabilizar un gasto?

Los errores más habituales son sumar el IVA al gasto, registrar dos veces el mismo documento y llevar el asiento al periodo equivocado. Si se detectan al cierre del mes, corregirlos lleva tiempo.

• IVA dentro del gasto: registrar los 120 TL completos en la 770 hace perder el IVA deducible.
• Registro duplicado: el mismo ticket puede entrar por la nota de gastos del empleado y, por separado, por contabilidad.
• Periodo equivocado: un documento tardío cae en un periodo cerrado o se desplaza al mes siguiente.
• Centro de coste vacío: el gasto está en la cuenta correcta, pero no se ve a qué unidad pertenece.
• Ticket que no es documento válido: un ticket informativo o una captura no pueden registrarse como gasto; se sigue íntegro como KKEG.

¿Cómo funciona en Masraff?

Masraff ordena la parte anterior a la llegada del comprobante a Mikro: el empleado registra el gasto, se completan las aprobaciones y la determinación de cuentas sigue reglas.

• Controles del formulario de gastos: al añadir gastos a un formulario, el control de duplicados impide declarar dos veces el mismo gasto, el cierre de periodo puede bloquear registros en un periodo pasado y el registro no se completa sin los campos obligatorios.
• Determinación detallada del IVA: a cada gasto se le aplica la regla de tres cuentas anterior: cuenta de gasto 7xx, cuenta de IVA 191 y cuenta 195 o 320 del empleado. Los escenarios de KKEG, como separar el 30 % de los gastos de vehículos, también se gestionan con estas reglas.
• Motor de políticas de gasto: los límites se definen por categoría, periodo y número de asistentes; al superarlos se muestra un aviso o se bloquea el proceso.
• Aprobación avanzada: las reglas de umbral, grado y delegación envían el formulario a los responsables adecuados.
• Último día de aceptación de gastos: se aplica el último día de aceptación de gastos fijado por la empresa.

La familia Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) está entre los más de 20 sistemas ERP y contables con los que se integra Masraff. Como se describe en la página de integración con Mikro Yazılım, Masraff trabaja con los programas contables de Mikro Yazılım y traslada los datos de gastos a los registros contables. Acuerde con el equipo de Masraff cómo se configura el traspaso para su producto Mikro y su plan de cuentas.

Para conocer la gama de productos, consulte la guía de productos de Mikro Yazılım; para saber cuándo un ticket es un documento válido, lea el artículo sobre recibos de gastos.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuentas se usan para un comprobante de gasto en Mikro?

En un comprobante de gasto típico, el gasto va a una cuenta 7xx (normalmente la 760 o la 770), el IVA a la 191 IVA deducible y el total a la cuenta 195 o 320 del empleado. Las subcuentas dependen de su plan de cuentas.

¿Cómo se registra en Mikro un gasto que el empleado pagó de su bolsillo?

Un gasto pagado por el empleado con su propio dinero se registra con un comprobante contable. Si tiene un anticipo, el importe se compensa contra la cuenta 195; si no, se abona en la cuenta 320 del empleado y el reembolso se paga desde esa cuenta.

¿El IVA de un ticket de gasto es siempre deducible?

No. Según el artículo 30/d de la Ley del IVA n.º 3065 de Turquía, el IVA de los gastos no deducibles (KKEG) no se puede deducir. Tampoco se deduce IVA en los tickets que no son documentos válidos. Confirme los casos especiales, como la limitación del 30 % en los gastos de vehículos, con su asesor fiscal.

¿Cómo se separa en Mikro la parte KKEG de un gasto de vehículo?

Según el artículo 68/5 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y el artículo 11/1-ı de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, desde el 01.01.2020 el 30 % de los gastos de turismos se considera KKEG. Esa parte se separa de la cuenta de gasto en el asiento y se sigue en una cuenta 689 o en una cuenta de orden.

¿Masraff funciona con Mikro?

Sí. Mikro X, Mikro Fly y Mikro Jump están en la lista de integraciones de Masraff. Los detalles están en la página de integración con Mikro Yazılım.