Бесплатный шаблон
Шаблон формы расходов (Excel)
Скачайте бесплатный готовый шаблон формы расходов в Excel для отчетов сотрудников: поля категории, номера документа и суммы. Регистрация не нужна.
Для чего нужна?
Соберите расходы сотрудников в единой стандартной форме
Форма расходов позволяет сотруднику отчитаться в одном документе о расходах, сделанных от имени компании за определённый период, — питание, транспорт, проживание и другое. Шаблон уже содержит столбцы с данными сотрудника, датой, категорией, номером документа, НДС и суммой. Итоговая строка рассчитывается автоматически, а поля для подписей позволяют завершить этап утверждения прямо на форме.
Что внутри шаблона?
Поля формы — по одному
-
Данные сотрудника
ФИО, отдел, центр затрат, период и утверждающий руководитель. С первого взгляда понятно, чья это форма и в какой бюджет она пойдёт.
-
Дата и категория
В каждой строке — дата расхода и его категория (питание, транспорт, проживание и т. д.). Суммирование по категориям и контроль бюджета начинаются с этих двух полей.
-
Описание и номер документа
Краткое описание расхода и номер чека или счёта. Номер документа — самый быстрый способ сопоставить строку с чеком при бухгалтерской проверке.
-
НДС и сумма
Ставка НДС, сумма НДС и итоговая сумма с НДС — в отдельных столбцах. Итог в нижней строке рассчитывается автоматически; поля для подписей завершают форму.
Как пользоваться?
-
Скачайте и заполните
Скачайте шаблон, заполните данные сотрудника сверху и вносите каждый расход отдельной строкой.
-
Приложите документы
Приложите чеки и счета к форме; проверьте, что номера документов совпадают с номерами в строках.
-
Подпишите и отправьте на утверждение
Проверьте итог, подпишите и передайте руководителю. Утверждённая форма передаётся в бухгалтерию.
Excel-форма — хорошее начало для небольших команд; с ростом объёма сбор чеков, проверка и передача в бухгалтерию вручную становятся невозможными. В Masraff сотрудник фотографирует чек на телефон, поля заполняются автоматически, а процесс утверждения идёт сам собой.
Когда компания растёт, формы в Excel уже не хватает
В Masraff сотрудник фотографирует чек на телефон, поля формы заполняются по чеку автоматически, расход проверяется по правилам компании и после утверждения передаётся в учётную систему — никакой файл не переходит из рук в руки.
Часто задаваемые вопросы
Шаблон бесплатный? Нужна ли регистрация?
Да, шаблон полностью бесплатный и не требует регистрации. Нажмите на ссылку, скачайте файл напрямую и настройте его под свою компанию.
В каких программах открывается шаблон?
Файл в формате .xlsx; он открывается в Microsoft Excel, Гоугл Таблицах (Google Sheets), LibreOffice Calc и Apple Numbers. Итоговая строка рассчитывается автоматически.
Могу ли я изменить поля формы под свою компанию?
Да. Вы можете свободно менять названия категорий, поле центра затрат или столбцы под процессы вашей компании; шаблон — это отправная точка.
Как автоматизировать учёт расходов вместо Excel?
В Masraff сотрудники фотографируют чек на телефон, поля формы заполняются автоматически, а утверждение и передача в бухгалтерию идут единым потоком. Ручной сбор в Excel и проверка каждой строки больше не нужны — запросите демо по ссылке на странице.
Другие бесплатные инструменты
-
Генератор шаблона политики расходов
Создайте пример текста политики расходов с учётом размера вашей компании.
-
Расчёт зачёта аванса и форма закрытия
Сравните выданный аванс с принятыми расходами; получите сумму к возврату или доплате и форму закрытия аванса.
-
Калькулятор бюджета командировки
Рассчитайте бюджет командировки и сумму аванса по расходам на транспорт, проживание и ежедневным расходам.