Plantilla gratuita
Plantilla de formulario de gastos (Excel)
Descargue gratis una plantilla de formulario de gastos en Excel para los empleados, con campos de categoría, número de recibo e importe. Sin registro.
¿Para qué sirve?
Reúna los gastos de los empleados en un único formulario estándar
El formulario de gastos permite a un empleado declarar en un solo documento los gastos realizados en nombre de la empresa durante un período determinado — comidas, transporte, alojamiento y similares. Esta plantilla viene lista con columnas de datos del empleado, fecha, categoría, número de documento, IVA e importe. La fila de total se calcula automáticamente y, con los campos de firma, el paso de aprobación se completa sobre el propio formulario.
¿Qué incluye la plantilla?
Los campos del formulario, uno a uno
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Datos del empleado
Nombre y apellidos, departamento, centro de costes, período y responsable que aprueba. De un vistazo se entiende de quién es el formulario y a qué presupuesto se imputará.
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Fecha y categoría
En cada fila, la fecha del gasto y su categoría (comidas, transporte, alojamiento, etc.). La suma por categorías y el seguimiento del presupuesto empiezan con estos dos campos.
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Descripción y número de documento
Breve descripción del gasto y número de recibo/factura. El número de documento es la forma más rápida de casar el recibo con la fila en el control contable.
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IVA e importe
El tipo de IVA, el importe de IVA y el total con IVA incluido van en columnas separadas. El total de la fila inferior se calcula automáticamente; los campos de firma completan el formulario.
¿Cómo se usa?
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Descargue y rellene
Descargue la plantilla, rellene los datos del empleado en la parte superior e introduzca cada gasto en una fila aparte.
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Añada los documentos
Adjunte los recibos y facturas al formulario; compruebe que los números de documento coinciden con los de las filas.
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Firme y envíe a aprobación
Compruebe el total, firme y envíelo a su responsable. El formulario aprobado se traspasa a contabilidad.
El formulario de Excel es un buen punto de partida para equipos pequeños; a medida que crece el volumen, recopilar recibos, controlarlos y traspasarlos a contabilidad se vuelve inviable a mano. Con Masraff, el empleado fotografía el recibo con el móvil, los campos se rellenan automáticamente y el flujo de aprobación avanza por sí solo.
Cuando el equipo crece, el formulario de Excel se queda corto
En Masraff, el empleado fotografía el recibo con el móvil, los campos del formulario se rellenan automáticamente a partir del recibo, el gasto se comprueba según las reglas de la empresa y, tras la aprobación, se traspasa al sistema contable, sin que ningún archivo pase de mano en mano.
Preguntas frecuentes
¿Esta plantilla es gratuita? ¿Requiere registro?
Sí, es totalmente gratuita y no requiere registro. Puede hacer clic en el enlace, descargar el archivo directamente y adaptarlo a su empresa.
¿Con qué programas puedo abrir la plantilla?
El archivo está en formato .xlsx; se abre con Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc y Apple Numbers. La fila de total se calcula automáticamente.
¿Puedo modificar los campos del formulario según mi empresa?
Sí. Puede editar libremente los nombres de las categorías, el campo de centro de costes o las columnas según el proceso de su empresa; la plantilla es un punto de partida.
¿Cómo puedo automatizar el proceso de gastos en lugar de usar Excel?
Con Masraff, los empleados fotografían el recibo con el móvil, los campos del formulario se rellenan automáticamente y la aprobación y el traspaso a contabilidad avanzan en un solo flujo. Desaparece la necesidad de recopilar manualmente en Excel y revisar uno a uno; puede solicitar una demo desde el enlace de la página.
Otras herramientas gratuitas
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Generador de plantillas de política de gastos
Cree un texto de política de gastos de ejemplo según el tamaño de su empresa.
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Cálculo y formulario de liquidación de anticipos
Compare el anticipo entregado con los gastos aceptados; obtenga el importe a devolver o a pagar y el formulario de cierre.
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Calculadora de presupuesto de viaje de negocios
Calcule el presupuesto del viaje y la solicitud de anticipo a partir del transporte, el alojamiento y los gastos diarios.