Modèle gratuit
Modèle de note de frais (Excel)
Téléchargez un modèle Excel gratuit de note de frais, prêt à l'emploi, avec les champs catégorie, numéro de pièce et montant. Aucune inscription requise.
À quoi sert-il ?
Centralisez les dépenses des collaborateurs dans un formulaire standard unique
La note de frais permet à un collaborateur de déclarer dans un seul document les dépenses effectuées pour le compte de l'entreprise sur une période donnée — repas, transport, hébergement et autres. Ce modèle est livré prêt à l'emploi avec des colonnes informations collaborateur, date, catégorie, numéro de pièce, TVA et montant. La ligne de total est calculée automatiquement et, grâce aux champs de signature, l'étape d'approbation se fait directement sur le formulaire.
Que contient le modèle ?
Les champs du formulaire, un par un
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Informations sur le collaborateur
Nom et prénom, service, centre de coûts, période et responsable approbateur. On voit d'un coup d'œil à qui appartient le formulaire et sur quel budget il sera imputé.
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Date et catégorie
Sur chaque ligne, la date de la dépense et sa catégorie (repas, transport, hébergement, etc.). Le suivi par catégorie et le suivi budgétaire commencent par ces deux champs.
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Description et numéro de pièce
Brève description de la dépense et numéro du reçu ou de la facture. Le numéro de pièce est le moyen le plus rapide de rapprocher la ligne du justificatif lors du contrôle comptable.
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TVA et montant
Taux de TVA, montant de TVA et montant total TTC dans des colonnes séparées. Le total en bas est calculé automatiquement ; les champs de signature complètent le formulaire.
Comment l'utiliser ?
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Téléchargez et remplissez
Téléchargez le modèle, renseignez les informations du collaborateur en haut et saisissez chaque dépense sur une ligne distincte.
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Ajoutez les justificatifs
Joignez les reçus et factures au formulaire ; vérifiez que les numéros de pièce correspondent aux numéros indiqués sur les lignes.
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Signez et envoyez pour approbation
Vérifiez le total, signez et transmettez à votre responsable. Le formulaire approuvé est transféré à la comptabilité.
Le formulaire Excel est un bon point de départ pour les petites équipes ; à mesure que le volume augmente, la collecte des reçus, le contrôle et le transfert vers la comptabilité deviennent impossibles à gérer à la main. Avec Masraff, le collaborateur photographie le reçu avec son téléphone, les champs se remplissent automatiquement et le flux d'approbation avance de lui-même.
Un formulaire Excel ne suffit plus quand vous grandissez
Avec Masraff, le collaborateur photographie le reçu avec son téléphone, les champs du formulaire se remplissent à partir du reçu, la dépense est contrôlée selon les règles de l'entreprise puis, après approbation, transférée vers votre système comptable — sans qu'aucun fichier ne passe de main en main.
Questions fréquentes
Ce modèle est-il gratuit et nécessite-t-il une inscription ?
Oui, il est entièrement gratuit et ne nécessite aucune inscription. Cliquez sur le lien pour télécharger directement le fichier, puis adaptez-le à votre entreprise et utilisez-le.
Avec quels logiciels puis-je ouvrir le modèle ?
Le fichier est au format .xlsx ; il s'ouvre avec Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc et Apple Numbers. La ligne de total est calculée automatiquement.
Puis-je adapter les champs du formulaire à mon entreprise ?
Oui. Vous pouvez librement modifier les noms de catégories, le champ centre de coûts ou les colonnes selon les processus de votre entreprise ; le modèle est un point de départ.
Comment automatiser le processus de notes de frais au lieu d'Excel ?
Avec Masraff, les collaborateurs photographient le reçu avec leur téléphone, les champs du formulaire se remplissent automatiquement, et l'approbation ainsi que le transfert vers la comptabilité s'enchaînent dans un même flux. Fini la saisie manuelle dans Excel et les vérifications une à une — vous pouvez demander une démo via le lien de la page.
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