Kostenlose Vorlage
Spesenformular-Vorlage (Excel)
Laden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage für Spesenformulare herunter, mit Feldern für Kategorie, Belegnummer und Betrag. Keine Registrierung erforderlich.
Wozu dient es?
Mitarbeiterausgaben in einem standardisierten Formular erfassen
Mit einem Spesenformular erfasst ein Mitarbeitender die in einem bestimmten Zeitraum im Namen des Unternehmens getätigten Ausgaben — Verpflegung, Transport, Übernachtung und Ähnliches — in einem einzigen Dokument. Diese Vorlage kommt mit Spalten für Mitarbeiterangaben, Datum, Kategorie, Belegnummer, MwSt. und Betrag. Die Summenzeile wird automatisch berechnet, und mit den Unterschriftsfeldern wird auch der Genehmigungsschritt direkt auf dem Formular abgeschlossen.
Was enthält die Vorlage?
Die Formularfelder im Einzelnen
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Mitarbeiterangaben
Name, Abteilung, Kostenstelle, Zeitraum und genehmigende Führungskraft. Auf einen Blick ist klar, wem das Formular gehört und welchem Budget es zugeordnet wird.
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Datum und Kategorie
In jeder Zeile das Datum der Ausgabe und ihre Kategorie (Verpflegung, Transport, Übernachtung usw.). Kategoriebasierte Summen und Budgetüberblick beginnen mit diesen beiden Feldern.
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Beschreibung und Belegnummer
Kurzbeschreibung der Ausgabe und Beleg-/Rechnungsnummer. Die Belegnummer ist der schnellste Weg, bei der Buchhaltungsprüfung die Zeile dem Beleg zuzuordnen.
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MwSt. und Betrag
MwSt.-Satz, MwSt.-Betrag und Gesamtbetrag inklusive MwSt. in separaten Spalten. Die Summe in der unteren Zeile wird automatisch berechnet; Unterschriftsfelder vervollständigen das Formular.
Wie wird sie verwendet?
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Herunterladen und ausfüllen
Laden Sie die Vorlage herunter, tragen Sie oben die Mitarbeiterangaben ein und erfassen Sie jede Ausgabe in einer eigenen Zeile.
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Belege hinzufügen
Fügen Sie Belege und Rechnungen dem Formular bei; prüfen Sie, ob die Belegnummern mit den Nummern in den Zeilen übereinstimmen.
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Unterschreiben und zur Genehmigung senden
Prüfen Sie die Summe, unterschreiben Sie und leiten Sie das Formular an Ihre Führungskraft weiter. Das genehmigte Formular wird an die Buchhaltung übergeben.
Ein Excel-Formular ist für kleine Teams ein guter Anfang; mit wachsendem Volumen lassen sich Belegsammlung, Prüfung und Buchhaltungsübergabe nicht mehr manuell bewältigen. Bei Masraff fotografieren Mitarbeitende den Beleg mit dem Smartphone, die Felder füllen sich automatisch, und der Genehmigungsablauf läuft von selbst weiter.
Ein Excel-Formular reicht nicht mehr, wenn Sie wachsen
Bei Masraff fotografieren Mitarbeitende den Beleg mit dem Smartphone, die Formularfelder füllen sich aus dem Beleg, die Ausgabe wird anhand der Unternehmensregeln geprüft und nach der Genehmigung an Ihr Buchhaltungssystem übergeben — ohne dass eine Datei von Hand zu Hand geht.
Häufig gestellte Fragen
Ist diese Vorlage kostenlos, ist eine Registrierung erforderlich?
Ja, sie ist völlig kostenlos und erfordert keine Registrierung. Sie können die Datei direkt über den Link herunterladen, an Ihr Unternehmen anpassen und verwenden.
Mit welchen Programmen kann ich die Vorlage öffnen?
Die Datei liegt im .xlsx-Format vor; sie lässt sich mit Microsoft Excel, Google Tabellen, LibreOffice Calc und Apple Numbers öffnen. Die Summenzeile wird automatisch berechnet.
Kann ich die Felder im Formular an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Kategorienamen, das Kostenstellenfeld oder die Spalten können Sie frei an die Prozesse Ihres Unternehmens anpassen; die Vorlage ist ein Ausgangspunkt.
Wie kann ich den Spesenprozess statt mit Excel automatisieren?
Bei Masraff fotografieren Mitarbeitende den Beleg mit dem Smartphone, die Formularfelder füllen sich automatisch, und Genehmigung sowie Buchhaltungsübergabe laufen in einem einzigen Ablauf. Das manuelle Sammeln und einzelne Prüfen mit Excel entfällt — über den Link auf der Seite können Sie eine Demo anfordern.
Weitere kostenlose Tools
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Spesenrichtlinien-Vorlagen-Generator
Erstellen Sie eine Beispiel-Spesenrichtlinie passend zu Ihrer Unternehmensgröße.
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Vorschussabrechnung: Rechner und Abschlussformular
Vergleichen Sie den Vorschuss mit den anerkannten Ausgaben; ermitteln Sie den Rückzahlungs- oder Auszahlungsbetrag und das Abschlussformular.
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Rechner für das Budget einer Geschäftsreise
Berechnen Sie Reisebudget und Vorschussantrag aus Transport, Unterkunft und täglichen Ausgaben.