Calculateur de budget de frais par service

On détermine d'abord pour combien de personnes et combien de mois le budget est établi. Les dépenses sont ensuite réparties en trois groupes : déplacements (collaborateurs qui voyagent × jours de déplacement × hébergement et montant journalier + transport), frais journaliers par personne (repas, transports urbains, téléphone) et frais communs de l'équipe (réception et représentation, formation, abonnements). La somme des trois groupes donne le budget mensuel ; multipliée par le nombre de mois, elle donne le budget de la période.

Tous les collaborateurs ne voyagent pas ; l'outil demande donc d'abord la part de collaborateurs qui se déplacent. Pour chaque voyageur, on saisit les jours de déplacement par mois, l'hébergement par nuit, les repas journaliers ou l'indemnité journalière et les frais de transport comme les billets et le carburant. Fixez les montants journaliers selon les limites de la politique de voyage de votre entreprise.

L'outil ajoute en une seule fois au total de la période la marge de hausse des prix que vous saisissez. C'est une approche simple : si la hausse s'étale mois après mois, le total réel sera un peu plus faible. Avant de préparer le budget, revoyez aussi les limites fixées par le passé au regard des prix actuels.

L'écart correspond au réalisé moins le budget ; le pourcentage d'écart rapporte cette différence au budget. Un écart positif signifie que le budget a été dépassé, un écart négatif qu'il n'a pas été entièrement consommé. En soi, il n'est ni bon ni mauvais : un dépassement peut venir d'une hausse des prix, d'un déplacement imprévu ou de dépenses mal imputées ; rester sous le budget peut aussi signaler une dépense reportée. Regardez d'abord les catégories dont le pourcentage et le montant sont tous deux élevés, vérifiez la cause dans le détail des dépenses et ajustez le budget de la période suivante en conséquence. Vous pouvez télécharger la comparaison au format .csv et la conserver dans Excel.

Non. Les valeurs par défaut sont uniquement des exemples qui montrent le fonctionnement de l'outil ; ce ne sont ni une moyenne du marché ni une recommandation. Mettez-les à jour selon l'historique de dépenses et la politique de votre entreprise.

Oui, il est entièrement gratuit et ne nécessite aucune inscription. Tout le calcul se fait dans votre navigateur ; les montants saisis ne sont envoyés à aucun serveur.

Dans le module Budget de Masraff, vous définissez et suivez les budgets. Avec le Moteur de politique de notes de frais, vous pouvez aussi fixer des limites par catégorie, et afficher un avertissement ou bloquer les dépenses qui les dépassent.