Rechner für das Spesenbudget einer Abteilung

Zuerst wird festgelegt, für wie viele Personen und wie viele Monate das Budget gilt. Dann werden die Ausgaben in drei Gruppen geteilt: Reisen (reisende Mitarbeitende × Reisetage × Unterkunft und Tagesbetrag + Transport), tägliche Ausgaben pro Kopf (Verpflegung, Nahverkehr, Telefon) und gemeinsame Teamkosten (Bewirtung, Weiterbildung, Abonnements). Die Summe der drei Gruppen ergibt das Monatsbudget, multipliziert mit der Zahl der Monate das Periodenbudget.

Nicht alle Mitarbeitenden reisen; deshalb fragt das Tool zuerst nach dem Anteil der Reisenden. Pro reisender Person werden die monatlichen Reisetage, die Übernachtungskosten pro Nacht, tägliche Verpflegung oder Tagegeld sowie Transportkosten wie Tickets und Kraftstoff eingegeben. Legen Sie die Tagesbeträge nach den Limits in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens fest.

Das Tool schlägt den von Ihnen eingegebenen erwarteten Preisaufschlag in einem Schritt auf die Periodensumme auf. Das ist ein einfacher Ansatz: Verteilt sich der Anstieg über die Monate, fällt die tatsächliche Summe etwas niedriger aus. Prüfen Sie früher festgelegte Limits vor der Budgeterstellung auch anhand der aktuellen Preise.

Die Abweichung ist der Ist-Wert minus Budget; die prozentuale Abweichung ist diese Differenz im Verhältnis zum Budget. Eine positive Abweichung bedeutet, dass das Budget überschritten wurde, eine negative, dass es unterschritten wurde. Für sich genommen ist sie weder gut noch schlecht: Eine Überschreitung kann auf Preissteigerungen, eine ungeplante Reise oder falsch kontierte Ausgaben zurückgehen; eine Unterschreitung kann auf eine verschobene Ausgabe hindeuten. Sehen Sie sich zuerst Kategorien an, bei denen Prozentsatz und Betrag zugleich hoch sind, prüfen Sie die Ursache anhand der einzelnen Ausgaben und passen Sie das Budget der nächsten Periode entsprechend an. Den Vergleich können Sie als .csv herunterladen und in Excel aufbewahren.

Nein. Die Standardwerte sind nur Beispiele, die zeigen, wie das Tool funktioniert; sie sind weder Marktdurchschnitt noch Empfehlung. Passen Sie sie anhand der bisherigen Ausgabendaten und der Richtlinie Ihres Unternehmens an.

Ja, es ist völlig kostenlos und erfordert keine Registrierung. Die gesamte Berechnung erfolgt in Ihrem Browser; die eingegebenen Beträge werden an keinen Server gesendet.

Im Budget-Modul von Masraff werden Budgets festgelegt und verfolgt. Mit der Spesenrichtlinien-Engine können Sie außerdem kategoriebasierte Limits setzen und bei Ausgaben über dem Limit eine Warnung ausgeben oder die Ausgabe sperren.