Outil gratuit
Calculateur de budget de déplacement professionnel
Calculez le budget d'un déplacement professionnel, le montant payé directement par l'entreprise et la demande d'avance du collaborateur à partir du transport, de l'hébergement, des repas et des transports locaux. Téléchargez le résultat dans un fichier qui s'ouvre dans Excel ; gratuit, sans inscription.
| Poste | Montant | Qui paie ? |
|---|---|---|
Budget de déplacement
Les valeurs par défaut sont des exemples, ni une moyenne du marché ni une recommandation. Saisissez vos propres montants. Le fichier téléchargé s'ouvre dans Excel ; il comporte des lignes de signature pour le demandeur et l'approbateur. Tout le calcul se fait dans votre navigateur ; les informations saisies ne sont envoyées à aucun serveur. Cet outil est fourni à titre informatif.
Budget et avance
Un budget de déplacement répond à deux questions : combien au total, et combien en avance
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Ce que paie l'entreprise et ce que paie le collaborateur sont séparés
Les billets et l'hébergement sont souvent payés directement par l'entreprise ; les repas et les transports locaux sont des dépenses que le collaborateur fait en route. Lorsque vous choisissez qui paie chaque poste, l'outil indique séparément le budget total du déplacement et la part à demander en avance.
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L'avance est clôturée au retour avec les dépenses réelles
Au retour, l'avance versée avant le départ est comparée aux dépenses déclarées par le collaborateur. Le montant non dépensé est remboursé à l'entreprise, les dépenses qui dépassent l'avance sont versées au collaborateur. Le calculateur de régularisation d'avance effectue cette clôture étape par étape.
Dans le module Voyage de Masraff, vous créez un formulaire de voyage avec ou sans avance ; grâce à ce formulaire, le collaborateur obtient l'autorisation de partir en plus de l'approbation des frais. Le module Avance gère la demande d'avance via un flux d'approbation et régularise l'avance approuvée avec les frais du déplacement.
Transformez le budget de déplacement en formulaire de voyage approuvé
Dans le module Voyage de Masraff, vous créez un formulaire de voyage avec ou sans avance, et le processus de déplacement est géré depuis l'application de notes de frais. La demande d'avance passe par l'approbation et est régularisée au retour avec les dépenses réelles.
Questions fréquentes
Comment calculer le budget d'un déplacement professionnel ?
Chaque poste est multiplié par sa propre unité : le billet par le nombre de personnes, l'hébergement par les nuits et les personnes, les repas et les transports locaux par les jours et les personnes. Les autres frais sont ajoutés en montant total. Par exemple, pour un déplacement de 2 personnes, 3 jours et 2 nuits, un billet à 100 € par personne donne 200 €, un hébergement à 85 € la nuit 340 €, des repas à 25 € par jour 150 € et des transports locaux à 10 € par jour 60 €.
Quel doit être le montant d'une avance sur frais de déplacement ?
L'avance doit couvrir les postes que le collaborateur paiera de sa poche pendant le déplacement. Les montants payés directement par l'entreprise, comme les billets et l'hôtel, n'en font pas partie. Cet outil calcule la demande d'avance en ajoutant au total des postes payés par le collaborateur la marge pour imprévus que vous choisissez ; c'est la politique de votre entreprise qui en fixe le taux.
Pourquoi la marge pour imprévus s'ajoute-t-elle uniquement à l'avance ?
Les billets et l'hébergement payés directement par l'entreprise sont connus avant le départ. L'incertitude porte sur les repas, les transports locaux et les frais similaires que le collaborateur paie en route. La marge ne s'applique donc qu'à ces postes ; la part non utilisée est remboursée à l'entreprise lors de la clôture de l'avance.
Comment tenir compte des devises pour les déplacements à l'étranger ?
Cet outil ne convertit pas les devises. Convertissez les frais en devise étrangère en EUR au taux utilisé par votre entreprise, puis saisissez-les. Les indemnités journalières à l'étranger sont fixées par la politique de votre entreprise et la réglementation de votre pays.
Cet outil est-il gratuit, et mes données sont-elles envoyées quelque part ?
Oui, il est entièrement gratuit et ne nécessite aucune inscription. Tout le calcul se fait dans votre navigateur ; les montants saisis ne sont envoyés à aucun serveur. Le fichier téléchargé est lui aussi généré dans votre navigateur.
Comment gérer les déplacements et les avances dans Masraff ?
Dans le module Voyage de Masraff, vous créez un formulaire de voyage avec ou sans avance, et le processus de déplacement est géré depuis l'application de notes de frais ; grâce à ce formulaire, le collaborateur obtient l'autorisation de partir en plus de l'approbation des frais. Le module Avance gère la demande d'avance via un flux d'approbation et régularise l'avance approuvée avec les frais du déplacement.
Autres outils gratuits
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Régularisation d'avance : calcul et formulaire de clôture
Comparez l'avance versée aux dépenses acceptées ; obtenez le montant à rembourser ou à verser et le formulaire de clôture.
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Calculateur de frais kilométriques et de véhicule
Calculez le coût du véhicule d'un déplacement professionnel avec un taux au km ou selon la consommation de carburant.
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Générateur de modèle de politique de notes de frais
Créez un exemple de politique de notes de frais adapté à la taille de votre entreprise.