Outil gratuit
Régularisation d'avance : calcul et formulaire de clôture
Comparez l'avance versée aux dépenses acceptées, voyez ce que le collaborateur rembourse ou ce que l'entreprise lui verse, et téléchargez le formulaire de clôture dans un fichier qui s'ouvre dans Excel. Gratuit, sans inscription.
Les lignes par défaut sont des exemples. Décochez les dépenses non approuvées ; une dépense refusée n'est pas régularisée.
Résultat de la régularisation
Pour une avance de 150,00 €, 100,00 € de dépenses ont été acceptées ; le collaborateur remboursera 50,00 € à l'entreprise.
Le formulaire de clôture est un fichier .csv qui s'ouvre dans Excel. Les dépenses refusées ne sont pas régularisées ; la politique de votre entreprise et vos pratiques de paie déterminent comment le remboursement ou le versement est effectué (caisse, banque, paie). Tout le calcul se fait dans votre navigateur ; les informations saisies ne sont envoyées à aucun serveur.
Comment régulariser une avance
Une avance ne se clôture qu'avec des dépenses approuvées
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Régularisation : avance moins dépenses acceptées
Seules les dépenses approuvées sont déduites du total des avances versées. Le collaborateur rembourse le reliquat à l'entreprise ; si les dépenses dépassent l'avance, l'entreprise lui verse la différence. La politique de votre entreprise détermine si le remboursement ou le versement passe par la caisse, la banque ou la paie.
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À vérifier avant la clôture
On vérifie que chaque dépense a un justificatif, qu'elle correspond à l'objet de l'avance et qu'elle a été approuvée. Une dépense refusée n'est pas régularisée. S'assurer qu'aucune dépense n'est saisie deux fois et examiner à part les dépenses antérieures à la date de l'avance réduit les corrections après la clôture.
Dans le module Demande d'avance & régularisation de Masraff, la demande d'avance suit un circuit d'approbation et le formulaire d'avance fonctionne avec le formulaire de note de frais. Les avances approuvées sont régularisées avec les dépenses correspondantes, et le solde est suivi en temps réel.
Suivez les avances de toute l'équipe en un seul endroit
Dans le module Demande d'avance & régularisation de Masraff, la demande d'avance passe par l'approbation, les dépenses sont regroupées dans le même processus que l'avance et les avances approuvées sont régularisées avec les dépenses correspondantes. Vous voyez le solde ouvert en temps réel ; vous pouvez aussi définir différents types d'avance, comme l'avance professionnelle.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la régularisation d'une avance ?
La régularisation d'une avance consiste à clôturer un montant versé à l'avance à un collaborateur pour son travail avec les dépenses qu'il justifie et qui sont approuvées. Les dépenses acceptées sont déduites de l'avance ; le collaborateur rembourse à l'entreprise le reliquat éventuel et, si les dépenses dépassent l'avance, l'entreprise lui verse la différence.
Comment calculer la régularisation d'une avance ?
On soustrait le total des dépenses acceptées du total des avances versées. Si le résultat est positif, le collaborateur rembourse ce montant ; s'il est négatif, l'entreprise verse la différence ; s'il est nul, l'avance est entièrement clôturée. Par exemple, si 100 € de dépenses sont acceptées pour une avance de 150 €, le collaborateur rembourse 50 €.
Que deviennent les dépenses refusées ?
Les dépenses non approuvées ne sont pas régularisées et ne sont pas déduites de l'avance. Dans cet outil, lorsque vous décochez « Acceptée » sur une ligne, celle-ci apparaît comme « Refusée » dans le formulaire et le solde est recalculé.
Peut-on clôturer plusieurs avances dans un seul formulaire ?
Oui. L'outil additionne jusqu'à cinq avances et compare les dépenses à ce total. Si votre entreprise souhaite clôturer chaque avance séparément, utilisez l'outil une fois par avance.
Sous quel format le formulaire de clôture est-il téléchargé, et mes données sont-elles envoyées quelque part ?
Le formulaire est un fichier .csv qui s'ouvre dans Excel et Google Sheets ; il contient les avances, les lignes de dépenses, le statut accepté ou refusé, les totaux, le résultat et les champs de signature. Le calcul et le fichier sont entièrement générés dans votre navigateur ; les informations saisies ne sont envoyées à aucun serveur.
Comment gérer les avances dans Masraff ?
Dans le module Demande d'avance & régularisation de Masraff, la demande d'avance suit un circuit d'approbation et le formulaire d'avance fonctionne avec le formulaire de note de frais. Les avances approuvées sont régularisées avec les dépenses correspondantes, et le solde est suivi en temps réel. Vous pouvez aussi créer des sous-types d'avance sous différents noms, comme l'avance professionnelle.
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