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Rechner für das Budget einer Geschäftsreise
Berechnen Sie aus Transport, Unterkunft, Verpflegung und Nahverkehr das Budget einer Geschäftsreise, den direkt vom Unternehmen bezahlten Betrag und den Vorschussantrag. Ergebnis als Excel-Datei herunterladen; kostenlos, ohne Registrierung.
| Posten | Betrag | Wer zahlt? |
|---|---|---|
Reisebudget
Die Standardwerte sind Beispiele, keine Marktdurchschnitte oder Empfehlungen. Geben Sie Ihre eigenen Beträge ein. Die heruntergeladene Datei lässt sich in Excel öffnen und enthält Unterschriftszeilen für Antragsteller und Genehmigende. Die gesamte Berechnung erfolgt in Ihrem Browser; Ihre Eingaben werden an keinen Server gesendet. Dieses Tool dient nur zur Information.
Budget und Vorschuss
Ein Reisebudget beantwortet zwei Fragen: wie viel insgesamt und wie viel als Vorschuss
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Was das Unternehmen zahlt, wird getrennt von dem geführt, was Mitarbeitende zahlen
Tickets und Unterkunft zahlt oft das Unternehmen direkt; Verpflegung und Nahverkehr sind dagegen Ausgaben der Mitarbeitenden unterwegs. Wenn Sie für jeden Posten wählen, wer zahlt, zeigt das Tool das Gesamtbudget der Reise und den Teil, der als Vorschuss beantragt werden sollte, getrennt an.
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Der Vorschuss wird nach der Rückkehr mit den tatsächlichen Ausgaben abgeschlossen
Der vor der Reise gezahlte Vorschuss wird nach der Rückkehr mit den eingereichten Ausgaben verglichen. Nicht verbrauchte Beträge gehen an das Unternehmen zurück, Ausgaben über dem Vorschuss werden an die Mitarbeitenden ausgezahlt. Der Rechner für die Vorschussabrechnung führt Schritt für Schritt durch diesen Abschluss.
Im Reisemodul von Masraff wird ein Reiseformular mit oder ohne Vorschuss erstellt; darüber erhalten Mitarbeitende neben der Spesengenehmigung auch die Reisegenehmigung. Das Vorschussmodul steuert den Vorschussantrag über einen Genehmigungsprozess und verrechnet den genehmigten Vorschuss mit den Reiseausgaben.
Machen Sie aus dem Reisebudget ein genehmigtes Reiseformular
Im Reisemodul von Masraff wird ein Reiseformular mit oder ohne Vorschuss erstellt, und der Reiseprozess läuft über die Spesen-App. Der Vorschussantrag durchläuft die Genehmigung und wird nach der Rückkehr mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnet.
Häufig gestellte Fragen
Wie wird das Budget einer Geschäftsreise berechnet?
Jeder Posten wird mit seiner eigenen Einheit multipliziert: das Ticket mit der Zahl der Personen, die Unterkunft mit Nächten und Personen, tägliche Verpflegung und Nahverkehr mit Tagen und Personen. Sonstige Kosten werden als Gesamtbetrag hinzugefügt. Bei einer Reise mit 2 Personen, 3 Tagen und 2 Nächten ergeben zum Beispiel ein Ticket von 100 € pro Person 200 €, eine Unterkunft von 85 € pro Nacht 340 €, Verpflegung von 25 € pro Tag 150 € und Nahverkehr von 10 € pro Tag 60 €.
Wie hoch sollte ein Reisekostenvorschuss sein?
Der Vorschuss sollte die Posten abdecken, die Mitarbeitende während der Reise aus eigener Tasche bezahlen. Beträge, die das Unternehmen direkt zahlt, etwa Tickets und Hotel, gehören nicht zum Vorschuss. Dieses Tool berechnet den Vorschussantrag, indem es zur Summe der von Mitarbeitenden bezahlten Posten den gewählten Puffer für Unvorhergesehenes addiert; die Höhe des Puffers legt die Richtlinie Ihres Unternehmens fest.
Warum wird der Puffer für Unvorhergesehenes nur auf den Vorschuss aufgeschlagen?
Die direkt vom Unternehmen bezahlten Beträge für Tickets und Unterkunft stehen vor der Reise fest. Unsicher sind die Ausgaben, die Mitarbeitende unterwegs zahlen: Verpflegung, Nahverkehr und Ähnliches. Deshalb gilt der Puffer nur für diese Posten; ein nicht genutzter Teil geht beim Abschluss des Vorschusses an das Unternehmen zurück.
Wie werden Fremdwährungen bei Auslandsreisen berücksichtigt?
Dieses Tool rechnet keine Währungen um. Rechnen Sie Ausgaben in Fremdwährung mit dem Kurs, den Ihr Unternehmen verwendet, in EUR um und geben Sie sie dann ein. Die Tagegeldsätze für Auslandsreisen legen die Richtlinie Ihres Unternehmens und die Vorschriften Ihres Landes fest.
Ist dieses Tool kostenlos, und werden meine Daten irgendwohin gesendet?
Ja, es ist völlig kostenlos und erfordert keine Registrierung. Die gesamte Berechnung erfolgt in Ihrem Browser; die eingegebenen Beträge werden an keinen Server gesendet. Auch die heruntergeladene Datei wird in Ihrem Browser erstellt.
Wie kann ich Reise- und Vorschussprozesse in Masraff verwalten?
Im Reisemodul von Masraff wird ein Reiseformular mit oder ohne Vorschuss erstellt, und der Reiseprozess läuft über die Spesen-App; über dieses Formular erhalten Mitarbeitende neben der Spesengenehmigung auch die Reisegenehmigung. Das Vorschussmodul steuert den Vorschussantrag über einen Genehmigungsprozess und verrechnet den genehmigten Vorschuss mit den Reiseausgaben.
Weitere kostenlose Tools
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Vorschussabrechnung: Rechner und Abschlussformular
Vergleichen Sie den Vorschuss mit den anerkannten Ausgaben; ermitteln Sie den Rückzahlungs- oder Auszahlungsbetrag und das Abschlussformular.
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Kilometer- und Fahrtkostenrechner
Berechnen Sie die Fahrzeugkosten einer Geschäftsreise mit einem Kilometersatz oder über den Kraftstoffverbrauch.
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Spesenrichtlinien-Vorlagen-Generator
Erstellen Sie eine Beispiel-Spesenrichtlinie passend zu Ihrer Unternehmensgröße.