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Vorschussabrechnung: Rechner und Abschlussformular
Vergleichen Sie den Vorschuss mit den anerkannten Ausgaben, sehen Sie, was Mitarbeitende zurückzahlen oder das Unternehmen auszahlt, und laden Sie das Abschlussformular als Excel-Datei herunter. Kostenlos, ohne Registrierung.
Die Standardzeilen sind Beispiele. Entfernen Sie das Häkchen bei nicht genehmigten Ausgaben; abgelehnte Ausgaben werden nicht verrechnet.
Ergebnis der Verrechnung
Bei einem Vorschuss von 150,00 € wurden Ausgaben von 100,00 € anerkannt; der oder die Mitarbeitende zahlt 50,00 € an das Unternehmen zurück.
Das Abschlussformular ist eine .csv-Datei, die sich in Excel öffnen lässt. Abgelehnte Ausgaben werden nicht verrechnet; wie Rückzahlung oder Auszahlung erfolgen (Kasse, Bank, Lohnabrechnung), legen die Richtlinie Ihres Unternehmens und Ihre Lohnabrechnungspraxis fest. Die gesamte Berechnung erfolgt in Ihrem Browser; Ihre Eingaben werden an keinen Server gesendet.
So funktioniert die Verrechnung
Ein Vorschuss wird nur mit genehmigten Ausgaben abgeschlossen
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Verrechnung: Vorschuss minus anerkannte Ausgaben
Von der Summe der ausgezahlten Vorschüsse werden nur genehmigte Ausgaben abgezogen. Einen verbleibenden Betrag zahlt der oder die Mitarbeitende an das Unternehmen zurück; übersteigen die Ausgaben den Vorschuss, zahlt das Unternehmen die Differenz aus. Ob Rückzahlung oder Auszahlung über Kasse, Bank oder Lohnabrechnung laufen, legt die Richtlinie Ihres Unternehmens fest.
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Was vor dem Abschluss zu prüfen ist
Geprüft wird, ob für jede Ausgabe ein Beleg vorliegt, ob sie zum Zweck des Vorschusses passt und ob sie genehmigt wurde. Abgelehnte Ausgaben werden nicht verrechnet. Wer darauf achtet, dass keine Ausgabe doppelt erfasst wird, und Ausgaben vor dem Vorschussdatum gesondert prüft, muss nach dem Abschluss seltener korrigieren.
Im Modul Vorschussantrag & Verrechnung von Masraff durchläuft der Vorschussantrag einen Genehmigungsprozess, und das Vorschussformular arbeitet mit dem Spesenformular zusammen. Genehmigte Vorschüsse werden mit den zugehörigen Ausgaben verrechnet, der Saldo wird in Echtzeit verfolgt.
Verfolgen Sie Vorschüsse im ganzen Team an einem Ort
Im Modul Vorschussantrag & Verrechnung von Masraff durchläuft der Vorschussantrag die Genehmigung, Ausgaben werden im selben Prozess wie der Vorschuss gesammelt, und genehmigte Vorschüsse werden mit den zugehörigen Ausgaben verrechnet. Den offenen Saldo sehen Sie in Echtzeit; auch verschiedene Vorschussarten, etwa Geschäftsvorschüsse, lassen sich anlegen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Vorschussabrechnung?
Bei der Vorschussabrechnung wird ein Betrag, der Mitarbeitenden vorab für berufliche Zwecke gezahlt wurde, mit den belegten und genehmigten Ausgaben abgeschlossen. Anerkannte Ausgaben werden vom Vorschuss abgezogen; einen verbleibenden Betrag zahlen die Mitarbeitenden an das Unternehmen zurück, übersteigen die Ausgaben den Vorschuss, zahlt das Unternehmen die Differenz aus.
Wie wird eine Vorschussabrechnung berechnet?
Von der Summe der ausgezahlten Vorschüsse wird die Summe der anerkannten Ausgaben abgezogen. Ist das Ergebnis positiv, zahlen die Mitarbeitenden diesen Betrag zurück; ist es negativ, zahlt das Unternehmen die Differenz; ist es null, ist der Vorschuss vollständig abgeschlossen. Werden zum Beispiel bei einem Vorschuss von 150 € Ausgaben von 100 € anerkannt, zahlt der oder die Mitarbeitende 50 € zurück.
Was passiert mit abgelehnten Ausgaben?
Nicht genehmigte Ausgaben werden nicht verrechnet und nicht vom Vorschuss abgezogen. Wenn Sie in diesem Tool bei einer Zeile das Häkchen „Anerkannt“ entfernen, erscheint die Zeile im Formular als „Abgelehnt“, und der Saldo wird neu berechnet.
Können mehrere Vorschüsse in einem Formular abgeschlossen werden?
Ja. Das Tool addiert bis zu fünf Vorschüsse und vergleicht die Ausgaben mit dieser Summe. Wenn Ihr Unternehmen jeden Vorschuss einzeln abschließen möchte, nutzen Sie das Tool für jeden Vorschuss separat.
In welchem Format wird das Abschlussformular heruntergeladen, und werden meine Daten irgendwohin gesendet?
Das Formular ist eine .csv-Datei, die sich in Excel und Google Tabellen öffnen lässt. Es enthält die Vorschüsse, die Ausgabenzeilen, den Status anerkannt oder abgelehnt, die Summen, das Ergebnis und Unterschriftsfelder. Berechnung und Datei entstehen vollständig in Ihrem Browser; Ihre Eingaben werden an keinen Server gesendet.
Wie kann ich Vorschüsse in Masraff verwalten?
Im Modul Vorschussantrag & Verrechnung von Masraff durchläuft der Vorschussantrag einen Genehmigungsprozess, und das Vorschussformular arbeitet mit dem Spesenformular zusammen. Genehmigte Vorschüsse werden mit den zugehörigen Ausgaben verrechnet, der Saldo wird in Echtzeit verfolgt. Außerdem lassen sich Vorschuss-Untertypen unter eigenen Namen anlegen, etwa Geschäftsvorschüsse.
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